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Sistema informativo aziendale: importanza e benefici
Hai già sentito parlare di sistema informativo aziendale ma non hai ben chiaro a cosa si riferisca questa definizione? Iniziamo dicendo che un sistema informativo aziendale è un insieme di dati, processi, mezzi e persone con la funzione di elaborare e gestire il flusso di informazioni generato da un’impresa con la sua attività.
Il flusso di informazioni è funzionale alle diverse attività aziendali ed è un aiuto per i dirigenti e i manager dell’azienda, che hanno così una guida nell’analisi dei problemi e nell’ideazione di nuove strategie.
Il sistema informativo aziendale include quindi tutte le informazioni elaborate, utilizzate e trasformate da un’azienda nei suoi processi. Funziona in maniera coordinata con il sistema informatico, che permette di gestire e analizzare questa mole di dati.
Perché questo sistema è fondamentale per un’impresa? E come va progettato, per ottimizzare al meglio i risultati? Continua la lettura: cerchiamo di fare chiarezza insieme e rispondere ai tuoi dubbi.
Sistema informativo aziendale: di cosa si tratta?
Come abbiamo accennato, il sistema informativo è costituito da diversi elementi che interagiscono tra loro e rendono disponibili delle informazioni relative all’attività dell’impresa. Più nel dettaglio, è costituito da:
- dati, cioè documentazione allo stato grezzo;
- informazioni, ovvero dati elaborati e accorpati tra loro;
- persone, i lavoratori che si occupano di catalogare i dati e chi ne usufruisce;
- processi di raccolta dei dati;
- strumenti funzionali alla circolazione dei dati, interna all’azienda e non.
Ma da dove provengono tutte queste informazioni? Se pensiamo a un’azienda e ai suoi processi, ci rendiamo conto che ogni giorno circola al suo interno una grande quantità di dati. Già soltanto il rapporto con i clienti e con i fornitori o l’uscita di merci dall’azienda sono azioni che generano parecchi numeri.
Questi dati, se correttamente accorpati e interpretati, rappresentano un elemento importantissimo, che consente di monitorare lo stato di salute dell’impresa e pianificare le azioni future, in ottica di business.
Finalità e obiettivi del sistema informativo aziendale
Innanzitutto, c’è un forte legame tra i processi decisionali e il sistema informativo aziendale. La strategia aziendale determina il funzionamento e i compiti del sistema, che a sua volta, grazie ai dati che fornisce, determina le decisioni che si prendono in azienda.
Il sistema informativo ha l’obiettivo di monitorare i risultati raggiunti e l’efficienza dei processi, evidenziare eventuali problemi e permettere una pianificazione consapevole. I dati sono quindi una risorsa estremamente importante per supportare il processo decisionale, determinare le sorti di un’azienda e capire in che direzioni muoversi.
Proprio per questo il sistema informativo è considerato un pilastro per le imprese ed è integrato all’interno dell’organizzazione della loro struttura.
Per riassumere e semplificare, possiamo dire che si tratta di uno strumento permette all’azienda di ottimizzare i processi di:
- raccolta e organizzazione dei dati;
- aggiornamento dei dati;
- monitoraggio della performance;
- analisi dei risultati;
- rilevazione di problemi ed errori.
Dopodiché si passa all’elaborazione di una strategia e si prendono le decisioni di business.
Ma che tipo di dati raccoglie il sistema? Si tratta di elementi che derivano da varie aree dell’azienda e sono interdipendenti tra loro. Al fine di trasformarli in informazioni e poterli interpretare correttamente, è necessario che i dati siano aggiornati e attendibili.
Per questo motivo il sistema informativo deve essere performante e poter contare, tra i suoi strumenti, anche di tecnologie all’avanguardia. Si parla in questo caso di Computer Based Information System, ovvero un sistema informativo computerizzato, costituito da risorse tecnologiche, risorse organizzative e da un portafoglio di applicazioni.
Sistemi informativi aziendali: software funzionali alla gestione dei dati
I sistemi informativi sono tutti uguali? No, si differenziano in base al tipo di funzione e di attività aziendale a cui fanno riferimento.
Ad esempio, la logistica e il marketing utilizzeranno dei sistemi informativi con focus differenti ed elaborati per raccogliere i dati rilevanti in specifiche attività.
Per supportare l’attività di stoccaggio dati, la tecnologia mette a disposizione dei software sviluppati appositamente per determinate funzioni e processi aziendali. Facciamo qualche esempio:
- CRM: acronimo di Customer Relationship Management, è probabilmente il software informatico per la raccolta e la gestione dei dati più conosciuto anche da chi non opera nell’ambito IT. È usato tantissimo da aziende di grandi e piccole dimensioni e ha l’obiettivo di gestire i contatti e le loro anagrafiche che aiuta a semplificare la relazione con i clienti e a migliorare la produttività.
- SCM: è il Supply Chain Management ed è un software che permette una gestione efficiente della catena di approvvigionamento, di mantenere sotto controllo le operazioni ad essa legate e i rapporti con i fornitori.
Spostandoci poi su un piano manageriale, alcuni software interessanti sono:
- ESS: l’Executive Support System, utile per prendere decisioni straordinarie quando si presentano nuove difficoltà.
- DSS: il Decision Support System ha sempre una funzione decisionale e sfrutta sia dati interni che esterni all’azienda.
Grazie a software del genere, le imprese riescono a tenere traccia di tutte le operazioni che vengono compiute in modo più tempestivo e semplice rispetto al passato. Soltanto in questo modo è possibile comprendere e stare al passo con un mercato in continua evoluzione.
Sistema informativo aziendale: l’importanza della progettazione
In conclusione, possiamo dire che i dati rappresentano un elemento di grande valore per le aziende. Se correttamente analizzati, permettono di avere una panoramica dello stato attuale dell’azienda e partendo da qui, ci si può muovere per fare previsioni ed elaborare le conseguenti strategie.
Ma i dati non sono solamente uno strumento strategico. Possono essere sfruttati per migliorare il work flow aziendale e rappresentano dunque anche uno strumento operativo.
Affinché tutto questo sia possibile, è necessario che i dati raccolti siano aggiornati e valutati in base alle logiche e alle esigenze dell’area aziendale di riferimento.
Il sistema informativo aziendale nasce per rispondere a queste esigenze e fornire all’azienda i dati derivanti da tutte le sue attività, interpretati ed elaborati in informazioni diverse a seconda dell’area di riferimento.
Più un’impresa investe sull’analisi dei dati, più potrà essere competitiva sul mercato, perché le decisioni di business migliori sono quelle “data driven” che si basano su elementi reali, come le abitudini e le preferenze dei consumatori.
Se vorresti integrarne un sistema informativo aziendale all’interno della tua impresa, contatta un team di professionisti in ambito IT. Dietro a un sistema di questo tipo c’è una forte componente di progettualità, che andrà studiata sulle esigenze della singola realtà e dell’imprenditore. I software tecnologici, infatti, da soli non bastano a sostenere i processi decisionali. Gli specialisti in ambito IT potranno aiutarti a creare un sistema informativo aziendale in grado di sostenere anche una grande mole di dati o un mercato particolarmente ostico.
