Le soluzioni in cloud sono uno strumento fondamentale alla digitalizzazione delle imprese, perché garantiscono affidabilità, risparmio e sicurezza. Office 365 per aziende è uno dei software più scelti per migliorare la produttività del team e ottimizzare le tempistiche di lavoro, anche da remoto. Inoltre, grazie al layout e alle icone note a chiunque abbia utilizzato un pc, Office 356 è stato in grado di coniugare familiarità e innovazione.
Ma in che cosa si differenzia dalla tradizionale Suite di Office? Office per aziende è un ecosistema di servizi in cloud e aggiunge ai classici applicativi (come Word, Excel, Power Point ecc.) degli strumenti online che hanno permesso la creazione di un nuovo modo di lavorare.
Continua la lettura di questo articolo per comprendere come una soluzione Office 365 per aziendepuò rivoluzionare i flussi di lavorodella tua azienda.
Indice dell'articolo
Office 365 per aziende: l’evoluzione dei servizi in cloud di Microsoft
Office 365 è una soluzione completa e innovativa dal punto di vista IT, perché aggiunge alle classiche funzioni del pacchetto Office (indispensabili in ogni azienda) tutta una serie di servizi online che permettono di gestire la posta, i calendari e i file in modo intuitivo ed efficiente. Tutti i membri del team possono collaborare attivamente e modificare i file, che sono costantemente sincronizzati.
Microsoft ha iniziato a offrire per la prima volta dei servizi online nel lontano 2011: in quell’anno, oltre ai programmi in licenza, compaiono i primi servizi cloud firmati dall’azienda. Si afferma così l’utilizzo della web mail aziendale Microsoft, che permette alle imprese di avere una maggiore flessibilità nella gestione dei dati delle caselle.
Le aziende hanno incominciato ad avere sempre più fiducia sui servizi online di Microsoft e li si inizia a preferire alle classiche licenze. Inoltre, l’azienda ha continuato ad aggiungere sempre più servizi web evoluti per arricchire e integrare la sua offerta.
Nel 2020 il cambio di nome: Office 365 diventa Microsoft 365. Sono applicati ulteriori miglioramenti, come ad esempio nuove funzionalità di condivisione e di archiviazione dei file. Per esigenze di chiarezza e semplicità, in questo articolo continueremo a rivolgerci al software con il nome originario, ovvero Office 365 per aziende.
Abbiamo detto che il software ha un’offerta molto ricca. Ma quali sono i principali servizi? Tra i più utilizzati e noti, possiamo ricordare:
· Le Licenze per tutte le piattaforme Office;
· Exchange Online (server di posta elettronica e web mail aziendale);
· OneDrive (strumento analogo a Google Drive)
· SharePoint (spazio collaborativo per la gestione e condivisione dei documenti);
· Teams (strumento analogo a Skype).
Questi che abbiamo citato sono soltanto i principali servizi, ma le potenzialità e i vantaggi dello strumento sono moltissimi. Scopriamoli insieme nei prossimi paragrafi.
Office 365 per aziende: numerosi servizi, un’infrastruttura leggera
Come abbiamo visto, la soluzione Office 365 per aziende si basa sull’erogazione di risorse IT in cloud computing, ovvero i servizi vengono forniti all’utente attraverso internet. Questo è un aspetto fondamentale da tenere in considerazione, perché permette di ridurre la manutenzione hardware e di aumentare la sicurezza aziendale relativa ai file archiviati. Sfruttare servizi in cloud significa anche regalare una maggiore flessibilità all’azienda e ai suoi dipendenti e collaboratori, che possono lavorare da qualunque luogo abbia una connessione wi-fi.
Office 365 per aziende è una soluzione completa: oltre al pacchetto Office “di sempre” sono messi a disposizione nuovi servizi web, totalmente integrati tra loro e in grado di interagire con gli altri software Microsoft. Si scongiurano così perdite di tempo e incompatibilità tra programmi.
Il software aumenta la produttività e aiuta ad ottimizzare i tempi, perché è disponibile su qualunque dispositivo pc o Mac e rende più semplice ed efficace la collaborazione e l’utilizzo dei dati. Ad esempio, è possibile utilizzare alcune applicazioni, come Word, a anche offline. C’è poi una sincronizzazione automatica dei file nelle cartelle non appena ci si riconnette alla rete e anche gli altri membri del team potranno vedere immediatamente ciò a cui state lavorando. Inoltre, una soluzione come Microsoft TEAMSpermettono di migliorare e ottimizzare la comunicazione tra i dipendenti aziendali, perché combina alla chat e alle video call la condivisione di contenuti.
Office 365 per aziende è semplice e intuitivo da utilizzare, perché il suo ambiente di lavoro è familiare a tutti. Non è necessario quindi preventivare un periodo di apprendimento, perché la maggior parte dei lavoratori riesce a utilizzarlo facilmente fin da subito.
L’ultimo aspetto – ma non per importanza – che prendiamo in analisi è la sicurezza. La privacy oggi è un elemento da cui nessuna azienda può prescindere. Microsoft lavora costantemente per garantire altissimi livelli di privacy ai suoi clienti e tutte le mail e file in cloud sono al sicuro da minacce esterne, per una sicurezza senza compromessi.
Microsoft Exchange: molto più di una web mail aziendale
Uno dei servizi di punta di Office 365 per aziende è Exchange Online. Exchange è un’e-mail aziendale professionale che ti permette di customizzare le tue comunicazioni via posta elettronica e ti offre la possibilità di avere un’archiviazione illimitata.
Con Exchange potrai, infatti, utilizzare il dominio del tuo brand o della tua azienda come indirizzo mail. Attraverso il tuo profilo, potrai avere accesso su qualsiasi device alla posta, ma anche a contatti e calendari.
Exchange sfrutta Outlook come client per le mail (quindi, ancora una volta, uno strumento già conosciuto) ed è super flessibile. Basta aprire il browser su qualsiasi dispositivo e fare l’accesso con le proprie credenziali Office 365 per iniziare a mandare messaggi e pianificare le attività sul calendario. Ovviamente, anche i calendari possono essere condivisi tra i vari membri del team ed essere programmati per l’invio di reminder automatici per riunioni o eventi.
Come tutti i servizi 365, anche la posta elettronica vanta un ottimo livello di sicurezza, grazie a software antivirus nativi inclusi, come Exchange Online Protection, che protegge le caselle da Malaware, Phishing e Spam. Integrando anche Advanced Threat Protection dal portale amministrativo della mail, la protezione si alza ancora, soprattutto verso virus non noti e URL malevoli.
Come per le altre applicazioni di Office 365 per aziende, anche le informazioni contenute su Microsoft Exchange sono protette da crittografia e dunque non intercettabili da terzi.
Infine, i backup automatici e l’archiviazione centralizzata e senza limiti rendono Microsoft Exchange un’applicazione server di posta elettronica sicura e funzionale per la tua impresa.
Vorresti acquistare Office 365 per aziende e migliorare i workflow all’interno dei tuoi team ma non sai da dove cominciare? Il nostro suggerimento è quello di affidarti a esperti IT. Esistono diversi piani di abbonamento a Office, con inclusi servizi leggermente differenti: un professionista del settore informatico riuscirà a guidarti nella scelta e a consigliarti la soluzione più congeniale alla tua realtà.
