La digitalizzazione nelle PMI e nelle microimprese spesso tarda ad arrivare.
Le PMI e le microimprese purtroppo, nella maggior parte dei casi, non possono vantare di un reparto IT né di competenze sufficientemente approfondite in questo settore tanto da portare avanti una vera e propria trasformazione digitale.
Tuttavia, non ci si può più tirare indietro: strumenti come le infrastrutture cloud oggi fanno parte di ogni realtà aziendale, piccola o grande e contribuiscono a migliorarne le metodologie, i flussi di lavoro e di conseguenza anche i risultati ottenuti.
Il cloud non è più considerato un punto d’arrivo ma è uno strumento necessario per inserirsi all’interno di un contesto lavorativo sempre più dinamico e flessibile. Inoltre, grazie a un’infrastruttura di questo tipo è possibile far crollare i costi legati all’archiviazione dei dati e all’IT, ottimizzare gli ambienti virtuali e personalizzarli secondo le proprie esigenze.
I vantaggi del cloud non sono riscontrabili soltanto nelle grandi organizzazioni, ma anche nelle piccole e medie imprese. Un’infrastruttura cloud incentiva la crescita delle aziende, perché nel momento in cui aumentano i dipendenti e anche i file e i dati aziendali, permette di evitare l’upgrade degli hardware di archiviazione.
Arrivati a questo punto, sorge però spontanea una domanda: quali sono le best practice che PMI e microimprese dovrebbero adottare per migliorare il loro livello di digitalizzazione? In questo articolo, facciamo una panoramica sulle diverse soluzioni cloud studiate per le aziende, i vantaggi che apportano e come è possibile integrarle nei processi di lavoro.
Indice dell'articolo
Infrastruttura cloud per le aziende: quali servizi scegliere
Il panorama del cloud computing offre tantissime soluzioni pensate per aiutare le aziende a snellire i processi di lavoro, rendere più semplice la condivisione, le modifiche e la tutela delle informazioni e la crescita.
Analizziamo più nel dettaglio quali sono le tipologie di cloud più utili per una PMI o una microimpresa.
Cloud pubblico e cloud privato
Innanzitutto è opportuno operare una distinzione tra questi due tipi di infrastruttura digitale. Il cloud pubblico è un servizio offerto da un provider esterno, che mette a disposizione tutte le risorse IT necessarie all’azienda.
Proprio per via della natura pubblica, si tratta di un servizio molto flessibile, altamente performante e a costi competitivi, tanto che si può optare anche per una formula pay-per-use. È sicuramente il tipo di cloud da preferire in una PMI o microimpresa.
Il cloud privato, al contrario, è dedicato a una singola organizzazione ed è indicata per grandi aziende che necessitano di operare il controllo su un sistema esclusivo, anche per via di specifiche policy sulla sicurezza dei dati. In questo caso, i costi si alzano.
In caso di specifiche necessità, alcune aziende possono optare per soluzioni ibride, che però sono molto più complesse nella gestione.
Cloud server
Un cloud server è un server virtuale e ha gli stessi scopi di un’analoga risorsa fisica ed è accessibile da più utenti, che lì vi trovano applicazioni, storage di dati e tanto altro ancora. È una risorsa centralizzata, distribuita su una rete a cui possono accedere poi i lavoratori con i loro pc.
Attivare un cloud server è relativamente semplice e può essere esteso senza problemi, per coprire ulteriori necessità di utilizzo.
Cloud backup
L’utilizzo di un servizio di backup è essenziale nelle imprese, anche in quelle di dimensioni più piccole perché è uno strumento che assicura la protezione dei dati dell’azienda. I rischi di perdite accidentali delle informazioni si riducono notevolmente grazie al cloud, perché si possono impostare dei backup automatici con una frequenza personalizzata (es. ogni giorno, ogni settimana…).
Solitamente questi cloud non hanno dei limiti di spazio ed è possibile utilizzarli per il backup di dati più semplici, come file o mail, a backup di interi server fisici.
Una microimpresa o una PMI che non hanno un dipartimento IT interno è bene che, quando scelgono il servizio server che maggiormente incontra le loro esigenze, tengano anche conto della tipologia di supporto tecnico che è garantita dal provider. Alcuni garantiscono assistenza h24, altri offrono addirittura l’assistenza on-site.
Dopo aver analizzato gli strumenti cloud che possono essere più utili all’interno di un ecosistema di business, cerchiamo di identificare in un’ottica più generale i vantaggi apportati da questa tecnologia.
Servizi cloud aziendale: tutti i vantaggi
Intraprendere un processo di accelerazione tecnologica di questo tipo non aiuta soltanto l’immagine delle PMI e microimprese, che immediatamente appaiono più all’avanguardia agli occhi dei lavoratori e dei clienti. È un vero e proprio investimento che ripaga non solo a livello operativo, ma anche economico.
Tra i vantaggi che derivano dall’utilizzo di infrastrutture cloud, ci sono:
- Risparmio economico: il cloud ha un costo, solitamente fisso o legato a un contratto pay-per-use. Tuttavia, oltre a quei costi, non ci sono altre spese. Al contrario, se si facesse affidamento esclusivamente sulle infrastrutture hardware, sarebbero spesso da sostituire perché soggette a obsolescenza o non più adatte alle esigenze di una realtà in crescita.
- Maggior flessibilità nei flussi di lavoro: questo punto è molto importante, perché si traduce in una migliore collaborazione del team. Grazie al cloud, è possibile condividere tutto ciò che serve per lavorare in un unico spazio virtuale personalizzato, a cui i lavoratori autorizzati possono avere accesso. Dimentichiamoci di macchinosi passaggi di file via mail: le modifiche vengono fatte direttamente online, anche da altri utenti e salvate autonomamente. Tutto questo permette una modalità di lavoro più snella, flessibile e team più improntati alla collaborazione.
- Grande sicurezza per i dati: è innegabile, cloud è sinonimo di sicurezza. Soprattutto nelle piccole e medie imprese, dove magari si ha una minore consapevolezza dei rischi legati alla cyber security e non c’è un team IT disposto a intervenire in caso di situazioni a rischio, avere i propri dati affidati a un server cloud esterno è una garanzia.
Costruire una realtà del genere non è utopica: sono tante le aziende medio-piccole che hanno già abbracciato la digitalizzazione e dopo un periodo di straniamento e rodaggio iniziale, sono riuscite a migliorare la loro performance d’impresa, la sicurezza dei dati e la collaborazione interna ai team.
Ma come si riesce a portare un approccio del genere all’interno in aziende dove metodologie obsolete ancora regnano ed è difficile scardinarle, a causa dell’abitudine? Nel prossimo paragrafo parliamo di best-practice.
La sfida della digitalizzazione in PMI e microimprese: le best practice
Negli ultimi due anni, in seguito alla pandemia, il lavoro è cambiato ma non sempre le aziende sono state all’altezza di questo cambiamento. Non sono sufficienti piattaforme come Zoom o Teams per organizzare il lavoro da remoto per assicurare la produttività del team in qualunque condizione.
È necessario ripensare l’intero ecosistema aziendale e renderlo più tecnologico e versatile, in modo che sia facilmente adattabile alle nuove esigenze. Per fare tutto ciò è necessario:
- Implementare nuove strutture d’impresa, come il cloud;
- Garantirsi il supporto di un team IT in grado di fornire assistenza se necessario;
- Assicurare che tutti abbiamo le competenze necessarie per approcciarsi a questo modo di lavorare.
Il cambiamento deve avvenire a piccoli passi e non da un giorno all’altro. Per aiutare il proprio team di lavoro può essere utile seguire corsi e webinar sulla digitalizzazione e sull’utilizzo dei nuovi strumenti, utilizzare una metodologia efficace per far apprendere a tutti i nuovi metodi di lavoro (ad esempio preparando un file condiviso in cui si esplicitano tutti i passaggi per accedere ai file sul cloud e come impostare backup e salvataggi automatici) e calendarizzare delle riunioni periodiche di confronto.
Soltanto se l’azienda si muove ascoltando le necessità e i ritmi del resto del team sarà possibile implementare i nuovi strumenti nella maniera meno traumatica possibile e scardinare le vecchie abitudini senza rimpianti.
Se pensi che sia arrivato il momento di integrare una soluzione cloud nel processo di digitalizzazione della tua PMI o microimpresa, rivolgiti a un’azienda esperta in sicurezza informatica per effettuare questo grande passo.
