Nel 2026 la scelta della piattaforma di produttività cloud per una PMI si riduce essenzialmente a due opzioni: Microsoft 365 e Google Workspace. Entrambe offrono email professionale, storage cloud, strumenti di collaborazione e, da poco, assistenti AI integrati (Copilot e Gemini). Ma per un'azienda italiana — con le sue specificità normative (GDPR, fatturazione elettronica, PEC) e operative — la scelta non è scontata. In questa guida confrontiamo le due piattaforme su tutti i criteri che contano per una PMI, con raccomandazioni concrete per ogni scenario.
Panoramica delle Due Piattaforme
Microsoft 365
Microsoft 365 (ex Office 365) è la suite di produttività più diffusa al mondo. Include le applicazioni desktop classiche (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), i servizi cloud (Exchange Online, SharePoint, OneDrive, Teams) e, dalla fine del 2023, l'assistente AI Microsoft Copilot. Per le PMI italiane, M365 è lo standard de facto: la maggioranza delle aziende ha già familiarità con le applicazioni Office e integrazioni consolidate con software gestionali, ERP e sistemi di fatturazione elettronica.
Google Workspace
Google Workspace (ex G Suite) è la piattaforma cloud-native di Google. Include Gmail, Google Drive, Google Docs, Sheets, Slides, Meet e l'assistente AI Gemini. L'approccio è radicalmente diverso: tutto è web-based, non ci sono applicazioni desktop da installare, la collaborazione in tempo reale è nativa e il modello è progettato per team agili e distribuiti. Ha guadagnato terreno soprattutto tra startup, agenzie digitali e aziende tech.
Tabella di Confronto Completa
Ecco il confronto dettagliato su tutti i criteri rilevanti per una PMI italiana. I piani considerati sono Microsoft 365 Business Basic/Standard/Premium e Google Workspace Business Starter/Standard/Plus.
| Criterio | Microsoft 365 | Google Workspace |
|---|---|---|
| Exchange Online: 50 GB/utente, regole avanzate, shared mailbox, supporto PEC tramite connettori | Gmail: 30 GB-5 TB (condiviso con Drive), filtri, alias. PEC non supportata nativamente | |
| Storage cloud | OneDrive: 1 TB/utente (tutti i piani Business). SharePoint: storage condiviso aggiuntivo | Google Drive: 30 GB (Starter), 2 TB (Standard), 5 TB (Plus) per utente |
| App desktop | Sì: Word, Excel, PowerPoint, Outlook installabili su 5 dispositivi (da Business Standard) | No: solo versioni web. Funzionalità avanzate Excel/Word non disponibili |
| Collaborazione real-time | Buona: co-authoring in Word/Excel/PPT online e desktop. Teams per chat/video | Eccellente: collaborazione nativa in Docs/Sheets/Slides. Meet per video |
| Videoconferenze | Teams: fino a 300 partecipanti, registrazione, trascrizione, breakout rooms | Meet: fino a 500 partecipanti (Business Plus), registrazione, trascrizione |
| AI Assistant | Microsoft Copilot: integrato in Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams. +30€/utente/mese | Gemini: integrato in Gmail, Docs, Sheets, Meet. Incluso in alcuni piani o +20€/utente/mese |
| Sicurezza email | Exchange Online Protection inclusa. Defender for Office 365 (dal piano Premium) | Protezione antiphishing/antimalware inclusa. DLP disponibile (dal piano Standard) |
| Compliance GDPR | Data center EU, DPA incluso, residenza dati EU configurabile, eDiscovery, retention policies | Data center EU, DPA incluso, residenza dati EU (dal piano Standard), Vault per eDiscovery |
| MFA e Conditional Access | MFA inclusa. Conditional Access dal piano Premium (Azure AD P1) | MFA inclusa. Context-Aware Access (dal piano Enterprise) |
| Gestione dispositivi (MDM) | Intune incluso nel piano Premium. Basic MDM in tutti i piani | Gestione endpoint base inclusa. Avanzata solo in Enterprise |
| Integrazione gestionali IT | Eccellente: la maggior parte dei software italiani (gestionali, ERP, CRM) ha integrazione nativa con M365 | Buona tramite API, ma molti gestionali italiani non hanno integrazione nativa con Google |
| Prezzo base/utente/mese | Business Basic: €5,60 | Business Standard: €11,70 | Business Premium: €20,60 | Business Starter: €6,90 | Business Standard: €13,80 | Business Plus: €18,40 |
Microsoft 365: Exchange 50 GB, shared mailbox, supporto PEC
Google Workspace: Gmail 30 GB-5 TB, PEC non nativa
Storage cloud
Microsoft 365: OneDrive 1 TB/utente + SharePoint
Google Workspace: Drive 30 GB-5 TB/utente
App desktop
Microsoft 365: Sì: Word, Excel, PowerPoint, Outlook
Google Workspace: No: solo versioni web
Collaborazione real-time
Microsoft 365: Buona (co-authoring + Teams)
Google Workspace: Eccellente (nativa in Docs/Sheets)
AI Assistant
Microsoft 365: Copilot (+30€/utente/mese)
Google Workspace: Gemini (incluso o +20€/utente/mese)
Compliance GDPR
Microsoft 365: Data center EU, eDiscovery, retention
Google Workspace: Data center EU, Vault per eDiscovery
Integrazione gestionali IT
Microsoft 365: Eccellente (nativa con la maggior parte dei software italiani)
Google Workspace: Buona via API, meno integrazioni native
Prezzo base/utente/mese
Microsoft 365: Da €5,60 (Basic) a €20,60 (Premium)
Google Workspace: Da €6,90 (Starter) a €18,40 (Plus)
Considerazioni Specifiche per le Aziende Italiane
Fatturazione Elettronica
La fatturazione elettronica è obbligatoria per tutte le aziende italiane. I principali software di fatturazione (Fatture in Cloud, Aruba, TeamSystem, Zucchetti) si integrano nativamente con Microsoft 365 tramite add-in per Outlook e connettori per SharePoint. L'integrazione con Google Workspace è possibile tramite API e Google Marketplace, ma meno matura e con meno opzioni disponibili. Se la fatturazione elettronica è centrale nel tuo workflow quotidiano, Microsoft 365 offre un'esperienza più integrata.
PEC (Posta Elettronica Certificata)
La PEC è un requisito legale per le aziende italiane. Né Microsoft 365 né Google Workspace la supportano nativamente: la PEC richiede un provider certificato italiano (Aruba, Legalmail, InfoCert). Con Microsoft 365/Outlook, è possibile configurare l'account PEC come casella aggiuntiva tramite connettori IMAP/POP3, gestendola dalla stessa interfaccia. Con Gmail, la configurazione è più limitata. In entrambi i casi, la PEC resta un servizio separato: la differenza sta nella comodità di gestione.
Compliance GDPR e Residenza dei Dati
Entrambe le piattaforme offrono data center nell'Unione Europea e un Data Processing Agreement (DPA) conforme al GDPR. Microsoft 365 offre un vantaggio nella granularità del controllo: è possibile specificare la residenza dei dati a livello di tenant (es. solo data center in Italia/EU), applicare retention policies differenziate, utilizzare eDiscovery per le indagini interne e implementare Information Barriers per separare i dati tra dipartimenti. Google Workspace offre funzionalità simili (data regions, Vault, DLP) ma alcune sono disponibili solo nei piani Enterprise, non accessibili per le PMI. Per un approfondimento sulla compliance, leggi la nostra checklist GDPR per la sicurezza informatica.
Attenzione alla NIS2 e alla gestione degli incidenti
La direttiva NIS2 richiede alle aziende in perimetro la notifica degli incidenti di sicurezza entro 24 ore. Microsoft 365 Business Premium include Defender for Office 365 con funzionalità di incident response e audit log dettagliati. Google Workspace offre funzionalità equivalenti solo nei piani Enterprise. Se la tua azienda rientra nel perimetro NIS2, valuta attentamente quale piano offre le funzionalità di sicurezza necessarie senza ricorrere a soluzioni aggiuntive.
AI a Confronto: Copilot vs Gemini
Il 2026 è l'anno in cui l'AI generativa è diventata un fattore reale nella scelta della piattaforma di produttività. Entrambe le suite integrano un assistente AI, ma con approcci e funzionalità differenti.
Microsoft Copilot
Integrato in Word (generazione documenti, riscrittura, sintesi), Excel (analisi dati, formule, pivot), PowerPoint (creazione presentazioni da prompt), Outlook (gestione email, sintesi thread) e Teams (riassunti riunioni, action items). Costo aggiuntivo: ~30€/utente/mese. Richiede Microsoft 365 Business Standard o Premium.
Google Gemini
Integrato in Gmail (sintesi email, bozze), Docs (generazione testo, riscrittura), Sheets (analisi, formule), Slides (generazione immagini, layout) e Meet (traduzione live, riassunti). Incluso in alcuni piani Business o come add-on a ~20€/utente/mese. Interfaccia più intuitiva per utenti non tecnici.
Al momento, Microsoft Copilot offre funzionalità più mature per l'uso aziendale, soprattutto nell'analisi dati (Excel) e nella creazione di presentazioni (PowerPoint). Gemini di Google ha un vantaggio nell'interfaccia utente e nella velocità di risposta, ma le funzionalità enterprise sono ancora in fase di maturazione. Per la maggior parte delle PMI italiane, l'AI è ancora un "nice to have" più che un requisito: non dovrebbe essere il fattore decisivo nella scelta della piattaforma, ma un elemento da considerare nella strategia a medio termine.
Quale Piattaforma Scegliere: Scenari per PMI
Non esiste una risposta universale. La scelta migliore dipende dal profilo della tua azienda, dalle competenze del personale e dalle integrazioni necessarie. Ecco le nostre raccomandazioni per i principali scenari.
Azienda document-heavy (studi professionali, commercialisti, legali)
Raccomandazione: Microsoft 365 Business Standard/Premium
Se il tuo lavoro quotidiano ruota attorno a documenti Word complessi, fogli Excel con macro e formule avanzate, presentazioni PowerPoint e gestione email con regole sofisticate, Microsoft 365 è la scelta naturale. Le app desktop offrono funzionalità non disponibili nelle versioni web di Google. L'integrazione con software gestionali e di fatturazione italiani è nativa e consolidata.
Startup e agenzie digitali
Raccomandazione: Google Workspace Business Standard
Se la tua azienda è nata digitale, il team è giovane e distribuito, la collaborazione in tempo reale è prioritaria e non hai dipendenze da software legacy che richiedono Office desktop, Google Workspace offre un'esperienza più fluida e moderna. L'onboarding di nuovi utenti è immediato, non c'è software da installare e l'approccio web-first si integra naturalmente con strumenti SaaS.
Azienda in settore regolamentato (NIS2, GDPR stringente)
Raccomandazione: Microsoft 365 Business Premium
Se la tua azienda rientra nel perimetro NIS2, gestisce dati sanitari, finanziari o personali sensibili, Microsoft 365 Business Premium offre il pacchetto di sicurezza più completo nella fascia PMI: Defender for Office 365, Intune per la gestione dispositivi, Conditional Access, DLP e Information Protection. Funzionalità equivalenti in Google Workspace richiedono il piano Enterprise, significativamente più costoso.
Azienda manifatturiera o logistica
Raccomandazione: Microsoft 365 Business Standard
Il settore manifatturiero e logistico italiano utilizza gestionali (SAP, Zucchetti, TeamSystem, Sage) che si integrano nativamente con Microsoft 365. Excel avanzato è lo strumento quotidiano per pianificazione produzione, inventario e reportistica. Teams è ormai lo standard per la comunicazione interna. L'ecosistema Microsoft è il più compatibile con il software industriale italiano.
Migrazione: Costi, Tempi e Cosa Considerare
Se stai valutando di passare da una piattaforma all'altra (o da un server Exchange on-premise a Microsoft 365 cloud), la migrazione è un progetto che richiede pianificazione. Ecco cosa considerare.
Migrazione email: lo storico delle email, calendari e contatti deve essere trasferito senza perdita di dati. Per aziende con 10+ anni di storico, può richiedere giorni di sincronizzazione
Migrazione documenti: file su server locale, NAS o altra piattaforma cloud devono essere migrati su OneDrive/SharePoint o Google Drive mantenendo la struttura delle cartelle e i permessi
DNS e dominio: la configurazione dei record MX, SPF, DKIM e DMARC deve essere aggiornata per puntare alla nuova piattaforma. Un errore qui = email non consegnate
Formazione utenti: il cambio piattaforma richiede formazione. Anche il passaggio da Google a Microsoft (o viceversa) ha una curva di apprendimento di 1-2 settimane
Tempi tipici: 1-2 settimane per 20-50 utenti, 3-4 settimane per 50-150 utenti. Il periodo di coesistenza (vecchia e nuova piattaforma attive) riduce il rischio
Costi: oltre al canone mensile della nuova piattaforma, considera il costo della migrazione (progetto una tantum), tipicamente €15-30 per casella email + €500-1.500 per la configurazione iniziale
BullTech: Specialisti nella Migrazione a Microsoft 365
BullTech Informatica è partner Microsoft e specialista nella migrazione a Microsoft 365 per PMI lombarde. Abbiamo migrato oltre 200 aziende a Microsoft 365 negli ultimi 5 anni, da server Exchange on-premise, da Google Workspace, da provider email tradizionali e da sistemi legacy. Il nostro servizio include assessment pre-migrazione, pianificazione, esecuzione, verifica post-migrazione e formazione degli utenti.
Assessment gratuito
Analizziamo la tua situazione attuale: caselle email, storage, integrazioni, requisiti di sicurezza. Ti presentiamo un piano di migrazione dettagliato.
Migrazione senza downtime
La migrazione avviene in background con coesistenza delle due piattaforme. Gli utenti continuano a lavorare senza interruzioni durante il trasferimento.
Configurazione sicurezza
MFA per tutti gli utenti, Conditional Access, anti-phishing avanzato, DLP e backup indipendente delle caselle Microsoft 365.
Formazione e supporto
Sessioni di formazione per gli utenti, guide personalizzate, supporto post-migrazione dedicato per le prime 4 settimane.
Supportiamo anche le aziende che scelgono Google Workspace con consulenza IT per la configurazione della sicurezza, l'integrazione con i sistemi esistenti e la formazione. La nostra priorità è che la piattaforma scelta funzioni al meglio per la tua azienda, qualunque essa sia.
FAQ: Domande Frequenti su Microsoft 365 vs Google Workspace
Posso usare Microsoft 365 e Google Workspace insieme?
Tecnicamente sì, ma non è consigliabile. La complessità gestionale aumenta, i costi raddoppiano e gli utenti devono gestire due piattaforme diverse. Se hai esigenze specifiche (ad esempio, email su Exchange ma collaborazione su Google Docs), valuta piuttosto se Microsoft 365 o Google Workspace non possano coprire entrambe le esigenze con i propri strumenti.
La migrazione da Google Workspace a Microsoft 365 è complessa?
La complessità dipende dal volume di dati e dal numero di utenti. Per una PMI tipica (20-80 utenti), la migrazione richiede 1-3 settimane con il supporto di un partner specializzato. Gli strumenti di migrazione Microsoft (e strumenti di terze parti come BitTitan MigrationWiz) automatizzano il trasferimento di email, calendari, contatti e file. La parte più delicata è la formazione degli utenti e la riconfigurazione delle integrazioni.
Quale piattaforma è più sicura?
Entrambe sono piattaforme enterprise con standard di sicurezza elevati. La differenza sta nelle funzionalità di sicurezza incluse nei piani PMI. Microsoft 365 Business Premium include un pacchetto di sicurezza significativamente più completo (Defender, Intune, Conditional Access) rispetto a Google Workspace Business Plus. Per funzionalità di sicurezza equivalenti in Google Workspace, serve il piano Enterprise.
Microsoft 365 funziona offline?
Sì. Le applicazioni desktop (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) funzionano completamente offline con sincronizzazione automatica quando la connessione viene ripristinata. OneDrive supporta la sincronizzazione selettiva dei file per l'accesso offline. Google Workspace offre modalità offline per Gmail, Docs, Sheets e Slides tramite l'estensione Chrome, ma con funzionalità più limitate e solo su browser Chrome.
Quanto costa Copilot vs Gemini per un'azienda?
Microsoft Copilot costa circa 30 euro per utente al mese in aggiunta al piano Microsoft 365 (richiede almeno Business Standard). Per 50 utenti, il costo aggiuntivo è di 1.500 euro al mese. Google Gemini è incluso in alcuni piani Business o disponibile come add-on a circa 20 euro per utente al mese. Non è necessario attivare l'AI per tutti gli utenti: molte aziende scelgono di attivarlo solo per i power user (management, commerciali, marketing).