Devi scegliere tra Microsoft 365 e Google Workspace per la tua azienda, e tutti ti dicono cose diverse. Il problema è che per una PMI italiana — tra GDPR, fatturazione elettronica, PEC e gestionali che parlano solo con Office — la scelta non è affatto scontata. In questa guida confronto le due piattaforme su tutto quello che conta davvero, con consigli pratici per ogni situazione.
Le Due Piattaforme in Breve
Microsoft 365
Microsoft 365 (ex Office 365) è la suite più diffusa al mondo. Ci trovi Word, Excel, PowerPoint, Outlook (le app desktop che tutti conoscono), i servizi cloud (Exchange Online, SharePoint, OneDrive, Teams) e l'assistente AI Copilot. Per le PMI italiane è lo standard: la maggior parte dei tuoi dipendenti sa già usare Office, e quasi tutti i gestionali, ERP e software di fatturazione elettronica si integrano nativamente.
Google Workspace
Google Workspace (ex G Suite) è la piattaforma cloud-native di Google: Gmail, Drive, Docs, Sheets, Slides, Meet e l'assistente AI Gemini. Qui tutto funziona nel browser, non installi niente, la collaborazione in tempo reale è nativa e il modello è pensato per team agili e distribuiti. Piace molto a startup, agenzie digitali e aziende tech.
Tabella di Confronto Completa
Ecco il confronto su tutti i criteri che contano per una PMI italiana. I piani a confronto sono Microsoft 365 Business Basic/Standard/Premium e Google Workspace Business Starter/Standard/Plus.
| Criterio | Microsoft 365 | Google Workspace |
|---|---|---|
| Exchange Online: 50 GB/utente, regole avanzate, shared mailbox, supporto PEC tramite connettori | Gmail: 30 GB-5 TB (condiviso con Drive), filtri, alias. PEC non supportata nativamente | |
| Storage cloud | OneDrive: 1 TB/utente (tutti i piani Business). SharePoint: storage condiviso aggiuntivo | Google Drive: 30 GB (Starter), 2 TB (Standard), 5 TB (Plus) per utente |
| App desktop | Sì: Word, Excel, PowerPoint, Outlook installabili su 5 dispositivi (da Business Standard) | No: solo versioni web. Funzionalità avanzate Excel/Word non disponibili |
| Collaborazione real-time | Buona: co-authoring in Word/Excel/PPT online e desktop. Teams per chat/video | Eccellente: collaborazione nativa in Docs/Sheets/Slides. Meet per video |
| Videoconferenze | Teams: fino a 300 partecipanti, registrazione, trascrizione, breakout rooms | Meet: fino a 500 partecipanti (Business Plus), registrazione, trascrizione |
| AI Assistant | Microsoft Copilot: integrato in Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams. +30€/utente/mese | Gemini: integrato in Gmail, Docs, Sheets, Meet. Incluso in alcuni piani o +20€/utente/mese |
| Sicurezza email | Exchange Online Protection inclusa. Defender for Office 365 (dal piano Premium) | Protezione antiphishing/antimalware inclusa. DLP disponibile (dal piano Standard) |
| Compliance GDPR | Data center EU, DPA incluso, residenza dati EU configurabile, eDiscovery, retention policies | Data center EU, DPA incluso, residenza dati EU (dal piano Standard), Vault per eDiscovery |
| MFA e Conditional Access | MFA inclusa. Conditional Access dal piano Premium (Azure AD P1) | MFA inclusa. Context-Aware Access (dal piano Enterprise) |
| Gestione dispositivi (MDM) | Intune incluso nel piano Premium. Basic MDM in tutti i piani | Gestione endpoint base inclusa. Avanzata solo in Enterprise |
| Integrazione gestionali IT | Eccellente: la maggior parte dei software italiani (gestionali, ERP, CRM) ha integrazione nativa con M365 | Buona tramite API, ma molti gestionali italiani non hanno integrazione nativa con Google |
| Prezzo base/utente/mese | Business Basic: €5,60 | Business Standard: €11,70 | Business Premium: €20,60 | Business Starter: €6,90 | Business Standard: €13,80 | Business Plus: €18,40 |
Microsoft 365: Exchange 50 GB, shared mailbox, supporto PEC
Google Workspace: Gmail 30 GB-5 TB, PEC non nativa
Storage cloud
Microsoft 365: OneDrive 1 TB/utente + SharePoint
Google Workspace: Drive 30 GB-5 TB/utente
App desktop
Microsoft 365: Sì: Word, Excel, PowerPoint, Outlook
Google Workspace: No: solo versioni web
Collaborazione real-time
Microsoft 365: Buona (co-authoring + Teams)
Google Workspace: Eccellente (nativa in Docs/Sheets)
AI Assistant
Microsoft 365: Copilot (+30€/utente/mese)
Google Workspace: Gemini (incluso o +20€/utente/mese)
Compliance GDPR
Microsoft 365: Data center EU, eDiscovery, retention
Google Workspace: Data center EU, Vault per eDiscovery
Integrazione gestionali IT
Microsoft 365: Eccellente (nativa con la maggior parte dei software italiani)
Google Workspace: Buona via API, meno integrazioni native
Prezzo base/utente/mese
Microsoft 365: Da €5,60 (Basic) a €20,60 (Premium)
Google Workspace: Da €6,90 (Starter) a €18,40 (Plus)
Quello che Conta per un'Azienda Italiana
Fatturazione Elettronica
La fatturazione elettronica è obbligatoria. I software più usati (Fatture in Cloud, Aruba, TeamSystem, Zucchetti) si integrano nativamente con Microsoft 365 tramite add-in per Outlook e connettori per SharePoint. Con Google Workspace si può fare via API e Google Marketplace, ma è meno maturo e con meno opzioni. Se lavori molto con la fatturazione elettronica, Microsoft 365 ti semplifica la vita.
PEC (Posta Elettronica Certificata)
La PEC serve per legge. Né Microsoft 365 né Google Workspace la supportano di serie: ti serve un provider certificato italiano (Aruba, Legalmail, InfoCert). La differenza? Con Outlook puoi configurare la PEC come casella aggiuntiva tramite IMAP/POP3 e gestirla dalla stessa interfaccia. Con Gmail è più macchinoso. In entrambi i casi la PEC resta un servizio separato: cambia solo quanto è comodo gestirla.
Compliance GDPR e Residenza dei Dati
Entrambe hanno data center in Europa e un accordo sul trattamento dati (DPA) conforme al GDPR. Dove Microsoft 365 vince è nel controllo granulare: puoi specificare che i dati restino solo in Italia/EU, applicare regole di conservazione diverse per reparto, usare eDiscovery (ricerca legale nelle mail) e separare i dati tra dipartimenti con Information Barriers. Google Workspace ha funzionalità simili (data regions, Vault, DLP) ma alcune le trovi solo nei piani Enterprise, fuori portata per la maggior parte delle PMI. Per un approfondimento sulla compliance, leggi la nostra checklist GDPR per la sicurezza informatica.
Attenzione alla NIS2 e alla gestione degli incidenti
La direttiva NIS2 richiede alle aziende in perimetro la notifica degli incidenti di sicurezza entro 24 ore. Microsoft 365 Business Premium include Defender for Office 365 con funzionalità di incident response e audit log dettagliati. Google Workspace offre funzionalità equivalenti solo nei piani Enterprise. Se la tua azienda rientra nel perimetro NIS2, valuta attentamente quale piano offre le funzionalità di sicurezza necessarie senza ricorrere a soluzioni aggiuntive.
AI a Confronto: Copilot vs Gemini
Il 2026 è l'anno in cui l'AI generativa è diventata un fattore reale nella scelta della piattaforma di produttività. Entrambe le suite integrano un assistente AI, ma con approcci e funzionalità differenti.
Microsoft Copilot
Integrato in Word (generazione documenti, riscrittura, sintesi), Excel (analisi dati, formule, pivot), PowerPoint (creazione presentazioni da prompt), Outlook (gestione email, sintesi thread) e Teams (riassunti riunioni, action items). Costo aggiuntivo: ~30€/utente/mese. Richiede Microsoft 365 Business Standard o Premium.
Google Gemini
Integrato in Gmail (sintesi email, bozze), Docs (generazione testo, riscrittura), Sheets (analisi, formule), Slides (generazione immagini, layout) e Meet (traduzione live, riassunti). Incluso in alcuni piani Business o come add-on a ~20€/utente/mese. Interfaccia più intuitiva per utenti non tecnici.
Oggi, Copilot è più maturo per l'uso aziendale, soprattutto nell'analisi dati (Excel) e nelle presentazioni (PowerPoint). Gemini di Google è più veloce e ha un'interfaccia più semplice, ma le funzionalità business sono ancora in rodaggio. Il mio consiglio: per la maggior parte delle PMI italiane l'AI è ancora un bonus, non il motivo per cui scegli una piattaforma. Tienilo presente per il futuro, però.
Quale Scegliere: Dipende da Chi Sei
Non c'è una risposta giusta per tutti. Dipende da cosa fa la tua azienda, da cosa usano i tuoi dipendenti e da quali software devi integrare. Ecco i consigli per i casi più comuni.
Azienda document-heavy (studi professionali, commercialisti, legali)
Raccomandazione: Microsoft 365 Business Standard/Premium
Se il tuo lavoro quotidiano ruota attorno a documenti Word complessi, fogli Excel con macro e formule avanzate, presentazioni PowerPoint e gestione email con regole sofisticate, Microsoft 365 è la scelta naturale. Le app desktop offrono funzionalità non disponibili nelle versioni web di Google. L'integrazione con software gestionali e di fatturazione italiani è nativa e consolidata.
Startup e agenzie digitali
Raccomandazione: Google Workspace Business Standard
Se la tua azienda è nata digitale, il team è giovane e distribuito, la collaborazione in tempo reale è prioritaria e non hai dipendenze da software legacy che richiedono Office desktop, Google Workspace offre un'esperienza più fluida e moderna. L'onboarding di nuovi utenti è immediato, non c'è software da installare e l'approccio web-first si integra naturalmente con strumenti SaaS.
Azienda in settore regolamentato (NIS2, GDPR stringente)
Raccomandazione: Microsoft 365 Business Premium
Se la tua azienda rientra nel perimetro NIS2, gestisce dati sanitari, finanziari o personali sensibili, Microsoft 365 Business Premium offre il pacchetto di sicurezza più completo nella fascia PMI: Defender for Office 365, Intune per la gestione dispositivi, Conditional Access, DLP e Information Protection. Funzionalità equivalenti in Google Workspace richiedono il piano Enterprise, significativamente più costoso.
Azienda manifatturiera o logistica
Raccomandazione: Microsoft 365 Business Standard
Il settore manifatturiero e logistico italiano utilizza gestionali (SAP, Zucchetti, TeamSystem, Sage) che si integrano nativamente con Microsoft 365. Excel avanzato è lo strumento quotidiano per pianificazione produzione, inventario e reportistica. Teams è ormai lo standard per la comunicazione interna. L'ecosistema Microsoft è il più compatibile con il software industriale italiano.
Migrazione: Quanto Costa e Quanto Ci Vuole
Se stai pensando di cambiare piattaforma (o di passare da un server Exchange in ufficio a Microsoft 365 in cloud), la migrazione va pianificata. Ecco cosa tenere a mente.
Migrazione email: lo storico delle email, calendari e contatti deve essere trasferito senza perdita di dati. Per aziende con 10+ anni di storico, può richiedere giorni di sincronizzazione
Migrazione documenti: file su server locale, NAS o altra piattaforma cloud devono essere migrati su OneDrive/SharePoint o Google Drive mantenendo la struttura delle cartelle e i permessi
DNS e dominio: la configurazione dei record MX, SPF, DKIM e DMARC deve essere aggiornata per puntare alla nuova piattaforma. Un errore qui = email non consegnate
Formazione utenti: il cambio piattaforma richiede formazione. Anche il passaggio da Google a Microsoft (o viceversa) ha una curva di apprendimento di 1-2 settimane
Tempi tipici: 1-2 settimane per 20-50 utenti, 3-4 settimane per 50-150 utenti. Il periodo di coesistenza (vecchia e nuova piattaforma attive) riduce il rischio
Costi: oltre al canone mensile della nuova piattaforma, considera il costo della migrazione (progetto una tantum), tipicamente €15-30 per casella email + €500-1.500 per la configurazione iniziale
BullTech: Ti Migriamo a Microsoft 365 Senza Farti Perdere un'Email
Siamo partner Microsoft e ci occupiamo di migrazioni a Microsoft 365 da più di 5 anni. Abbiamo migrato oltre 200 aziende — da server Exchange in ufficio, da Google Workspace, da provider email tradizionali e da sistemi vecchi di ogni tipo. Nel pacchetto c'è tutto: analisi iniziale, pianificazione, esecuzione, verifiche e formazione.
Assessment gratuito
Analizziamo la tua situazione attuale: caselle email, storage, integrazioni, requisiti di sicurezza. Ti presentiamo un piano di migrazione dettagliato.
Migrazione senza downtime
La migrazione avviene in background con coesistenza delle due piattaforme. Gli utenti continuano a lavorare senza interruzioni durante il trasferimento.
Configurazione sicurezza
MFA per tutti gli utenti, Conditional Access, anti-phishing avanzato, DLP e backup indipendente delle caselle Microsoft 365.
Formazione e supporto
Sessioni di formazione per gli utenti, guide personalizzate, supporto post-migrazione dedicato per le prime 4 settimane.
E se scegli Google Workspace? Nessun problema, ti aiutiamo anche lì con consulenza IT per configurare la sicurezza, integrare i sistemi esistenti e formare il team. L'importante è che la piattaforma funzioni per te, non il contrario.
Domande Frequenti su Microsoft 365 vs Google Workspace
Posso usare entrambi insieme?
Tecnicamente sì, ma te lo sconsiglio. Raddoppi i costi, complichi la gestione e i tuoi dipendenti impazziscono con due piattaforme. Se hai esigenze particolari (tipo email su Exchange ma documenti su Google Docs), valuta prima se una sola piattaforma non copra tutto.
Quanto è complicato migrare da Google a Microsoft 365?
Dipende da quanti dati hai e quanti siete. Per una PMI tipica (20-80 persone), servono 1-3 settimane con un partner specializzato. Gli strumenti di migrazione (Microsoft nativi o BitTitan MigrationWiz) automatizzano il trasferimento di email, calendari, contatti e file. La parte più delicata? Formare le persone e riconfigurare le integrazioni.
Quale delle due è più sicura?
Sono entrambe piattaforme serie, con standard di sicurezza elevati. La differenza è cosa trovi incluso nei piani per PMI. Microsoft 365 Business Premium include un pacchetto di sicurezza molto più completo (Defender, Intune, Conditional Access) rispetto a Google Workspace Business Plus. Per avere lo stesso livello su Google, devi prendere il piano Enterprise.
Microsoft 365 funziona senza internet?
Sì. Le app desktop (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) funzionano completamente offline e si sincronizzano quando torni online. OneDrive ti fa scegliere quali file tenere disponibili offline. Google Workspace ha una modalità offline per Gmail, Docs, Sheets e Slides, ma funziona solo su Chrome e con più limitazioni.
Quanto costa Copilot vs Gemini?
Microsoft Copilot costa circa 30 euro per utente al mese, in aggiunta al piano Microsoft 365 (serve almeno Business Standard). Con 50 utenti, sono 1.500 euro al mese in più. Gemini di Google è incluso in alcuni piani Business o costa circa 20 euro a utente come add-on. Un consiglio: non serve attivare l'AI per tutti. Molte aziende lo danno solo ai power user (management, commerciali, marketing).