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Un'azienda commerciale da 100 dipendenti aveva PC vecchi di 6 anni e un solo tecnico interno sommerso di richieste. Abbiamo sostituito tutto il parco macchine con noleggio operativo e preso in carico l'helpdesk L1/L2. Risultato dopo 6 mesi: tempo medio ticket da 8 ore a 45 minuti, soddisfazione dipendenti da 2,1 a 4,6 su 5. Costo: 3.500 euro/mese.
L'azienda e una realta del commercio B2B in provincia di Brescia: 100 dipendenti tra sede centrale, 3 filiali e 15 commerciali itineranti. Fatturato di 25 milioni di euro, un gestionale SAP che tutti usano, e una dipendenza totale dalla tecnologia per ordini, logistica e fatturazione.
Il problema? Un singolo tecnico IT interno — bravo, ma sommerso. 100 persone che lo chiamano per qualsiasi cosa: "non mi stampa", "ho dimenticato la password", "il PC e lento", "il gestionale non si apre". In media 85 ticket al mese, tempo di prima risposta 3 ore, tempo di risoluzione 8 ore. E 34 ticket in backlog che si accumulavano da settimane.
Il costo nascosto dei PC vecchi
72 PC su 100 avevano piu di 5 anni. Un PC con 5+ anni impiega in media 4 minuti per avviarsi, 45 secondi per aprire Excel, e si blocca 2-3 volte al giorno. Moltiplica per 100 dipendenti e ottieni 50+ ore/giorno di produttivita persa. A 22 euro/ora di costo medio del dipendente, stiamo parlando di 1.100 euro al giorno — 24.000 euro al mese — di produttivita bruciata per hardware obsoleto.
Eta media 6 anni, hard disk meccanici, Windows 10 non aggiornabile, 4 minuti per avviarsi. I dipendenti perdevano 30+ minuti al giorno solo aspettando che il PC rispondesse.
1 tecnico per 100 persone, 85 ticket/mese, backlog di 34 ticket. Tempo medio di risoluzione: 8 ore. I dipendenti avevano smesso di aprire ticket per i problemi 'minori' — li sopportavano in silenzio.
Survey interna: soddisfazione IT a 2,1/5. I commenti: 'tanto non rispondono', 'il PC e piu vecchio di mio figlio', 'chiamo il tecnico e torna dopo 2 giorni'. Il morale era basso.
Per sostituire 100 PC servivano 80.000-100.000 euro di investimento. Il CFO aveva detto no 3 volte in 2 anni. Il noleggio operativo ha sbloccato la situazione: zero CAPEX, tutto OPEX deducibile.
La proposta era semplice: sostituire tutto il parco macchine con PC nuovi in noleggio operativo (zero investimento iniziale) e affidare l'helpdesk L1/L2 a BullTech (team di 8 tecnici invece di 1). Il tecnico interno, liberato dal supporto quotidiano, si sarebbe dedicato a progetti strategici e coordinamento.
Inventario completo di tutti i 100 PC: modello, anno, stato, software installato, utente assegnato. Risultato: 72 PC con piu di 5 anni, 18 con hard disk meccanico (non SSD), 31 con Windows 10 non aggiornabile a 11, 12 con problemi hardware ricorrenti. Help desk interno: 1 tecnico per 100 persone, tempo medio ticket 8 ore, backlog di 34 ticket aperti.
Selezione modelli: Lenovo ThinkPad L14 Gen 5 per ufficio, ThinkPad T14 Gen 5 per responsabili e commerciali. Tutti con SSD 512 GB, 16 GB RAM, Windows 11 Pro, TPM 2.0. Configurazione master image con Microsoft 365, software gestionale, VPN, antivirus Bitdefender, agent Atera. Test pilota su 10 postazioni.
Sostituzione in 4 ondate da 25 postazioni: reparto amministrazione (25), commerciale (25), logistica (25), direzione e altri (25). Ogni ondata: consegna PC pre-configurato, migrazione dati utente (profilo, documenti, preferenze), ritiro vecchio PC. Tempo medio per postazione: 45 minuti. Nessun fermo lavorativo grazie alla migrazione durante la pausa pranzo o a fine giornata.
Configurazione portale ticket (Atera), numeri di telefono dedicati, email helpdesk@cliente (redirect a BullTech). Affiancamento di 2 settimane con il tecnico interno per knowledge transfer: procedure interne, software gestionale, particolarita. Definizione SLA: urgenze in 15 minuti, normali in 1 ora, richieste in 4 ore.
Go-live completo dell'helpdesk BullTech. Prime 2 settimane con monitoraggio intensivo: 47 ticket gestiti, tempo medio di prima risposta 12 minuti, risoluzione media 38 minuti. Soddisfazione utenti (survey interna): 4,2/5. Il tecnico interno ricollocato come coordinatore IT/progetti.
Analisi mensile dei ticket per identificare pattern ricorrenti. Automazione di 12 task ripetitivi (reset password self-service, provisioning account, installazione software standard). Riduzione ticket mensili da 85 a 52 (-39%). Soddisfazione utenti salita a 4,6/5.
| Metrica | Prima | Dopo | Miglioramento |
|---|---|---|---|
| Tempo medio risoluzione ticket | 8 ore | 45 minuti | -91% |
| Tempo prima risposta | 3 ore | 12 minuti | -93% |
| Ticket in backlog | 34 arretrati | 0 (azzerato) | -100% |
| Ticket mensili | 85 | 52 (dopo automazione) | -39% |
| Soddisfazione dipendenti (IT) | 2,1/5 | 4,6/5 | +119% |
| Eta media hardware | 6 anni | 0 (tutto nuovo) | Reset completo |
| Tempo avvio PC | 4 minuti | 18 secondi | -92% |
| Costo mensile totale | 5.200 euro (stipendio + rotture) | 3.500 euro/mese | -33% |
| Voce di costo | Prima (mensile) | Dopo (mensile) |
|---|---|---|
| Tecnico IT interno (RAL + contributi) | 3.800 euro | 0 euro (ricollocato su progetti) |
| Riparazioni hardware (media) | 600 euro | 0 euro (incluso nel noleggio) |
| Software e licenze varie | 800 euro | Incluso nel canone |
| Noleggio operativo 100 PC | 0 euro | 2.100 euro |
| Helpdesk L1/L2 + monitoraggio BullTech | 0 euro | 1.400 euro |
| Totale | 5.200 euro | 3.500 euro |
Il problema non era il budget, era il tipo di budget. 100.000 euro di CAPEX: 'no'. 3.500 euro/mese di OPEX deducibile al 100%: 'quando si parte?'. Per i CFO, la differenza tra investimento e costo operativo e tutto.
Non e colpa del tecnico: e matematica. Con 85 ticket al mese e 160 ore lavorative, ogni ticket ha meno di 2 ore a disposizione. Non c'e spazio per proattivita, progetti, miglioramenti. Il tecnico corre per tappare buchi. Con un team di 8 persone in outsourcing, ogni ticket ha il tecnico giusto al momento giusto.
Reset password self-service, provisioning automatico degli account, installazione software da catalogo: 12 automazioni hanno eliminato 33 ticket al mese. Meno ticket = piu tempo per risolvere quelli che restano = piu velocita = piu soddisfazione.
La sorpresa piu grande: i dipendenti hanno guadagnato 30+ minuti al giorno di produttivita grazie ai PC nuovi con SSD. Moltiplica per 100 persone e per 22 giorni lavorativi: sono 1.100 ore al mese di produttivita recuperata. Il noleggio si ripaga da solo.
Il noleggio operativo di PC aziendali parte da 25-35 euro/mese per postazione per un laptop business (es. Lenovo ThinkPad, HP EliteBook) con garanzia e sostituzione inclusa. Per 100 postazioni come in questo case study, il costo e di circa 2.800-3.200 euro/mese. Il vantaggio rispetto all'acquisto: zero CAPEX iniziale (non servono 80.000-120.000 euro di investimento), hardware sempre aggiornato (rinnovo ogni 3-4 anni), manutenzione e sostituzione incluse, e deducibilita fiscale al 100% come costo operativo. Il risparmio complessivo rispetto all'acquisto e del 15-25% su 4 anni.
L'helpdesk L1/L2 in outsourcing funziona cosi: i dipendenti aprono un ticket via email, portale web o telefono. Il ticket viene preso in carico da un tecnico BullTech entro i tempi di SLA (15 minuti per urgenze, 1 ora per priorita normali). Il Livello 1 risolve problemi comuni (reset password, problemi di stampa, configurazione email, lentezza PC) da remoto. Il Livello 2 gestisce problemi piu complessi (configurazione software gestionale, problemi di rete, installazioni, aggiornamenti). In media, il 75% dei ticket viene risolto al L1 entro 30 minuti. Per problemi hardware, interveniamo on-site entro 4 ore in Lombardia.
Se un PC in noleggio operativo si rompe, il processo e: il dipendente apre un ticket, il tecnico BullTech tenta la risoluzione da remoto. Se il problema e hardware, viene inviato un PC sostitutivo pre-configurato entro 24 ore (il giorno stesso per clienti Premium). Il PC guasto viene ritirato e riparato o sostituito dal fornitore del noleggio. L'utente non perde dati perche il profilo e sincronizzato con OneDrive/Microsoft 365. In questo case study, nei primi 6 mesi abbiamo sostituito 4 PC su 100 per guasti hardware: tutti risolti in meno di 24 ore con zero perdita dati.
Dipende dalla dimensione dell'azienda. Per PMI da 30 a 150 dipendenti, l'outsourcing e quasi sempre piu conveniente. Un tecnico IT interno costa 35.000-45.000 euro/anno lordi (2.500-3.200 euro/mese netti), piu contributi, TFR, ferie, malattia, formazione: totale circa 55.000-65.000 euro/anno. In piu, un solo tecnico non puo coprire ferie, malattie, e non ha competenze su tutto (networking, security, server, cloud). Un helpdesk outsourcing BullTech per 100 postazioni costa da 2.000 a 3.500 euro/mese e include un team di 8+ tecnici specializzati, copertura oraria estesa, monitoraggio proattivo, e competenze su tutte le aree IT.
La transizione richiede 2-4 settimane e prevede: settimana 1, assessment dell'infrastruttura e documentazione di tutti i sistemi, account, licenze, procedure interne; settimana 2, installazione degli strumenti di monitoraggio e ticketing (Atera), configurazione degli accessi per il team BullTech; settimana 3, affiancamento: l'helpdesk BullTech lavora in parallelo con il tecnico interno per il knowledge transfer; settimana 4, go-live completo con monitoraggio intensivo. Il tecnico interno, se presente, viene spesso ricollocato su attivita di progetto o coordinamento piuttosto che sul supporto quotidiano.
Se i tuoi dipendenti aspettano ore per un ticket e i PC hanno piu di 5 anni, possiamo aiutarti. BullTech offre un assessment gratuito con calcolo del risparmio personalizzato.
Il team di esperti IT di BullTech Informatica condivide analisi, guide e best practice per la sicurezza e la gestione IT aziendale.