Intranet Aziendale: Cos'è e Come Crearla con Microsoft 365

“Dove l'avevamo messo il modulo ferie?”. Se questa domanda gira in ufficio almeno una volta a settimana, ti serve una intranet aziendale. È il posto dove l'azienda mette le sue cose — documenti, procedure, comunicazioni, modulistica — così che ognuno le trovi senza chiedere al collega o frugare in dieci cartelle diverse. BullTech Informatica, MSP attivo dal 2009 a Vimercate (MB) con oltre 350 tenant Microsoft 365 gestiti, in questa guida ti spiega cos'è davvero una intranet, come crearla con gli strumenti che probabilmente hai già, quanto costa e quali errori evitare.

Cos'è una intranet aziendale (e a cosa serve)

Pensa alla intranet come alla bacheca, all'archivio e alla reception della tua azienda, ma in digitale e accessibile da ovunque. È uno spazio privato, riservato ai dipendenti, dove convivono tre cose: le comunicazioni (news aziendali, annunci, eventi), i documenti (procedure, contratti tipo, modulistica, manuali) e gli strumenti di lavoro (link ai gestionali, richieste ferie, ticket IT).

A cosa serve, in pratica? A smettere di girare email con allegati “ultima versione definitiva v3 FINALE”, a far trovare al nuovo assunto tutto quello che gli serve il primo giorno, a comunicare a tutta l'azienda una novità senza che si perda nella casella di posta. Una intranet ben fatta fa risparmiare tempo a tutti: chi pubblica e chi cerca.

Intranet, internet o extranet: qual è la differenza?

Tre parole che si somigliano ma indicano cose diverse. La differenza sta in chi può accedere:

Con Microsoft 365 gestisci tutti e tre i livelli senza strumenti separati: il sito pubblico resta fuori, l'intranet vive su SharePoint Online riservata ai dipendenti, e l'extranet la realizzi condividendo singoli siti o file con utenti guest tramite Entra ID (ex Azure AD), senza dargli accesso a tutto il resto.

Come si crea una intranet con Microsoft 365 e SharePoint Online

La buona notizia: se la tua azienda usa già Microsoft 365 per aziende, hai già tutto quello che serve. SharePoint Online è incluso nelle licenze e fa da motore dell'intranet. Ecco i pezzi che mettiamo in piedi su ogni progetto.

Siti e hub: l'impalcatura dell'intranet

Si parte creando i siti SharePoint: tipicamente un sito principale (la home dell'intranet) e un sito per ogni area o reparto (amministrazione, HR, commerciale, produzione). I siti si collegano tra loro tramite un hub: così navigazione e ricerca diventano unificate e il dipendente si muove tra le sezioni senza perdersi. La regola d'oro è partire semplici: meglio pochi siti ben organizzati che cinquanta cartelle che nessuno apre.

Pagine news: le comunicazioni che arrivano davvero

Le pagine news di SharePoint sostituiscono le email a tutta l'azienda. Pubblichi un annuncio (nuovo cliente, chiusura estiva, policy aggiornata) e compare nella home dell'intranet, nell'app Teams e, volendo, in una notifica. Niente più comunicazioni sepolte in mezzo a duecento email.

Viva Connections: l'intranet dentro Teams, anche da smartphone

Qui sta la parte che fa la differenza per le PMI. Viva Connections porta l'intranet dentro Microsoft Teams, l'app che i tuoi colleghi hanno già aperta tutto il giorno. News, link rapidi, modulistica e annunci in un'unica schermata, anche dallo smartphone di chi è in trasferta o in produzione. Tutto passa dall'autenticazione Microsoft 365 che il dipendente usa già per la posta: nessun nuovo indirizzo, nessuna nuova password.

Automazioni con Power Automate

Per chi vuole spingersi oltre, Power Automate (incluso nelle licenze) automatizza i processi: una richiesta ferie che parte da un modulo nell'intranet, viene approvata dal responsabile e finisce in un foglio, oppure una fattura che arriva via email e si archivia in automatico nel sito amministrazione. L'intranet smette di essere una bacheca e diventa uno strumento di lavoro.

SharePoint o software dedicato: quale soluzione scegliere?

Per scegliere bene serve confrontare le tre strade più comuni. Ecco il confronto onesto, basato sui progetti intranet che seguiamo per le PMI lombarde.

Il nostro consiglio senza filtri: se usi già Microsoft 365, parti da SharePoint con Viva Connections. Non paghi software in più, l'integrazione con email, Teams e documenti è nativa, e copre il bisogno del 90% delle PMI. Valuti un prodotto dedicato solo se ti serve una intranet con funzioni social molto spinte (sondaggi, feed, gamification), e una soluzione custom solo davanti a esigenze davvero fuori standard.

Quanto costa una intranet aziendale nel 2026

Il costo dipende da una scelta di fondo: se hai già Microsoft 365, il software dell'intranet è già pagato. La spesa reale è la configurazione iniziale e, se vuoi, la gestione continuativa. Ecco i numeri che usiamo nei preventivi per una PMI fino a 30 utenti.

In sintesi: una PMI con 20 utenti già su Microsoft 365 mette in piedi una intranet SharePoint completa con una spesa una tantum di 1.200-1.800 € (configurazione + formazione), senza aumentare il canone mensile delle licenze. La formazione Microsoft 365 iniziale è quella che fa davvero decollare l'adozione: una intranet che nessuno sa usare resta vuota.

Gli errori più comuni (e come evitarli)

Vediamo sempre gli stessi inciampi. Ecco i quattro più frequenti nelle PMI:

1. Struttura troppo complessa. Decine di siti e sottosezioni create “per sicurezza” che nessuno trova. Parti semplice, con 3-5 sezioni, e cresci man mano che serve. Un'intranet che si naviga in due click vince su una perfetta ma labirintica.

2. Nessun responsabile dei contenuti. Senza qualcuno che la aggiorna, l'intranet muore in tre mesi: le news restano ferme a marzo e i dipendenti smettono di aprirla. Assegna un referente (basta mezz'ora a settimana) fin dal primo giorno.

3. Permessi sbagliati. O documenti riservati visibili a tutti, o tutto così blindato che nessuno trova niente. I permessi vanno impostati con criterio fin dall'inizio: è la parte tecnica dove un partner cloud esperto ti fa risparmiare grane di sicurezza e privacy.

4. Ignorare il mobile. Se l'intranet non si usa dal telefono via Viva Connections, metà azienda non la aprirà mai. Pensala mobile-first: chi lavora fuori sede è spesso chi ha più bisogno delle comunicazioni aziendali.

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