La scelta della suite di produttività aziendale è una delle decisioni IT più impattanti per un'azienda. Microsoft 365 e Google Workspace dominano il mercato, ma offrono esperienze e funzionalità profondamente diverse. In questa guida confrontiamo ogni aspetto delle due piattaforme — dalla posta elettronica alla sicurezza, dai prezzi alla compliance — per aiutarti a fare la scelta giusta per la tua azienda.
Panoramica: Due Filosofie Diverse
Prima di entrare nel dettaglio tecnico, è importante capire la filosofia che guida le due piattaforme. Google Workspace nasce come suite cloud-native: tutto è pensato per funzionare nel browser, con un'esperienza leggera e collaborativa. Microsoft 365 offre invece un ecosistema ibrido: applicazioni desktop potenti (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) affiancate da versioni web e mobili, con una profonda integrazione con il mondo enterprise di Microsoft (Active Directory, Azure, Intune).
Questa differenza filosofica si riflette in ogni aspetto della piattaforma e determina quale sia la scelta migliore in base al profilo aziendale. Le startup e le aziende digital-native spesso preferiscono la semplicità di Google, mentre le aziende strutturate con esigenze di compliance, sicurezza avanzata e integrazione con sistemi legacy trovano in Microsoft 365 un ecosistema più completo e maturo.
Confronto Funzionalità per Funzionalità
Email e Calendario
Microsoft 365 (Outlook)
Outlook è il client email più completo sul mercato. Casella da 50 GB (100 GB con E5), regole avanzate, cartelle condivise, caselle di gruppo, integrazione nativa con Teams e calendario. L'app desktop offre funzionalità offline complete. Focused Inbox separa automaticamente le email importanti.
Google Workspace (Gmail)
Gmail è veloce, intuitivo e con un'ottima ricerca. Spazio condiviso con Drive (da 30 GB a illimitato). Etichette invece di cartelle, filtri potenti, integrazione con Google Meet e Chat. L'esperienza è web-first: l'app desktop non esiste nativamente.
Verdetto Email: Per le aziende che gestiscono grandi volumi di email, necessitano di cartelle condivise e caselle di gruppo, e vogliono un client desktop potente, Outlook è superiore. Gmail vince per semplicità e velocità d'uso per team più piccoli.
Documenti, Fogli di Calcolo e Presentazioni
Qui il divario è significativo. Microsoft Word, Excel e PowerPoint sono lo standard de facto nel mondo business. Excel, in particolare, offre funzionalità avanzate come tabelle pivot, macro VBA, Power Query e Power Pivot che non hanno equivalenti in Google Sheets. Per settori come finanza, contabilità e ingegneria, le app desktop di Microsoft sono insostituibili.
Google Docs, Sheets e Slides brillano nella collaborazione in tempo reale: più utenti possono lavorare sullo stesso documento simultaneamente con un'esperienza fluida. Microsoft ha colmato molto del gap collaborativo con le versioni web di Office, ma l'esperienza di co-authoring è ancora leggermente più fluida su Google. Tuttavia, per documenti complessi con formattazione avanzata, le app Google mostrano limiti evidenti.
Storage e Gestione File
OneDrive for Business (incluso in Microsoft 365) offre 1 TB per utente con tutti i piani business, estendibile fino a 5 TB. SharePoint aggiunge un livello aziendale di gestione documentale con versioning, permessi granulari, workflow di approvazione e conformità avanzata. Google Drive offre da 30 GB a spazio illimitato a seconda del piano, con un sistema di condivisione intuitivo ma meno strutturato per la gestione documentale aziendale. Un vantaggio significativo di OneDrive è la sincronizzazione nativa con il file system locale, che permette di lavorare sui file come se fossero in locale anche senza connessione.
Videoconferenze e Collaborazione
Microsoft Teams
Piattaforma di collaborazione completa: chat, videochiamate (fino a 1.000 partecipanti), canali per team, condivisione file, app integrate, webinar e town hall. Teams è anche un hub per integrare app di terze parti. Disponibile su desktop, web e mobile.
Google Meet + Chat
Google Meet per le videochiamate (fino a 500 partecipanti con Business Plus), Google Chat per la messaggistica. L'esperienza è più semplice e leggera rispetto a Teams, ma meno ricca di funzionalità di collaborazione integrata e integrazioni enterprise.
Prezzi a Confronto (Febbraio 2026)
Entrambe le piattaforme offrono diversi piani tariffari. Ecco un confronto dei piani più rilevanti per le PMI italiane (prezzi per utente/mese, abbonamento annuale):
| Caratteristica | M365 Business Basic 5,60 €/mese | M365 Business Standard 11,70 €/mese | Google Business Starter 6,00 €/mese | Google Business Standard 12,00 €/mese |
|---|---|---|---|---|
| 50 GB | 50 GB | 30 GB | 2 TB pool | |
| Storage | 1 TB | 1 TB | 30 GB | 2 TB pool |
| App Desktop | No | Sì | No | No |
| Video Meeting | 300 pers. | 300 pers. | 100 pers. | 150 pers. |
| Registrazione | Sì | Sì | No | Sì |
A parità di prezzo, Microsoft 365 offre generalmente più storage per utente e funzionalità più ricche, soprattutto con il piano Business Standard che include le app desktop complete. Google Workspace compensa con un'interfaccia più intuitiva e una migliore esperienza di collaborazione web-native.
Sicurezza e Compliance
La sicurezza è un aspetto critico nella scelta della suite aziendale. Entrambe le piattaforme offrono crittografia dei dati in transito e at rest, autenticazione multi-fattore (MFA), e conformità con i principali standard (GDPR, ISO 27001, SOC 2). Ma le differenze nei dettagli sono significative.
Microsoft 365: sicurezza enterprise-grade
Microsoft 365 offre funzionalità di sicurezza significativamente più avanzate rispetto a Google Workspace, soprattutto nei piani Business Premium e E5. Tra queste: Microsoft Defender for Office 365 (protezione avanzata email), Intune (gestione dispositivi mobili e endpoint), Azure Information Protection (classificazione e protezione dei documenti), Conditional Access (accesso condizionale basato su rischio, posizione e dispositivo), e Data Loss Prevention (prevenzione della perdita di dati sensibili). Per le aziende soggette a normative stringenti come NIS2, GDPR o settoriali, queste funzionalità sono spesso un requisito imprescindibile.
Google Workspace offre una sicurezza solida con protezione anti-phishing, DLP e gestione degli endpoint, ma le funzionalità avanzate sono disponibili solo nei piani Enterprise più costosi. Per le PMI con esigenze di compliance medio-alte, Microsoft 365 Business Premium rappresenta il miglior rapporto qualità-prezzo in termini di funzionalità di sicurezza incluse.
Amministrazione e Gestione IT
Per chi gestisce l'IT aziendale, le capacità di amministrazione sono un fattore decisivo. Microsoft 365 si integra nativamente con Active Directory (on-premise e Azure AD), offrendo un'unica identità per tutti i servizi Microsoft e le applicazioni aziendali. La console di amministrazione di Microsoft 365 è complessa ma estremamente potente, con controlli granulari su ogni aspetto della piattaforma.
Google Workspace Admin Console è più semplice e intuitiva, ideale per piccoli team IT. Tuttavia, manca dell'integrazione nativa con Active Directory (richiede strumenti di terze parti per la sincronizzazione), e le opzioni di gestione degli endpoint e delle policy sono meno granulari rispetto alla combinazione Microsoft 365 + Intune.
Integrazione con Applicazioni di Terze Parti
Microsoft 365 vanta un ecosistema di integrazione senza pari. La stragrande maggioranza dei software aziendali — ERP, CRM, software di contabilità, sistemi documentali — offre integrazione nativa con Microsoft 365. Power Automate permette di creare workflow automatizzati tra centinaia di applicazioni, e Power Apps consente di sviluppare app personalizzate senza codice. L'integrazione con Dynamics 365, Power BI e Azure completa un ecosistema enterprise unico.
Google Workspace si integra bene con l'ecosistema Google (Google Ads, Analytics, Cloud Platform) e con molte app SaaS moderne tramite Google Marketplace. Tuttavia, l'integrazione con software legacy e applicazioni enterprise tradizionali è spesso più limitata o richiede connettori di terze parti.
Intelligenza Artificiale: Copilot vs Gemini
Nel 2026, l'intelligenza artificiale integrata è diventata un fattore differenziante importante. Microsoft 365 Copilot, basato su GPT-4 e integrato in Word, Excel, PowerPoint, Outlook e Teams, offre assistenza contestuale per la scrittura, l'analisi dati, la creazione di presentazioni e la gestione delle riunioni. Google Workspace integra Gemini in Docs, Sheets e Gmail con funzionalità simili.
Entrambe le soluzioni AI sono potenti, ma Copilot ha un vantaggio significativo: lavora con i dati aziendali già presenti in Microsoft 365 (email, documenti, chat) attraverso Microsoft Graph, offrendo risposte e suggerimenti basati sul contesto aziendale specifico. Questo lo rende particolarmente utile per le aziende già immerse nell'ecosistema Microsoft.
Quale Scegliere: La Nostra Raccomandazione
Dopo aver migrato centinaia di aziende su entrambe le piattaforme, la nostra raccomandazione è chiara: per la maggior parte delle PMI e delle aziende strutturate italiane, Microsoft 365 è la scelta migliore. Ecco perché:
- Ecosistema più completo: un'unica piattaforma per email, collaborazione, sicurezza, gestione endpoint e compliance
- App desktop insostituibili: Excel, Word e PowerPoint nella versione desktop rimangono gli standard di riferimento per il business
- Sicurezza superiore: funzionalità di sicurezza e compliance significativamente più avanzate, fondamentali con NIS2
- Integrazione enterprise: compatibilità nativa con Active Directory, sistemi ERP/CRM e l'intero ecosistema Microsoft
- Teams come hub di lavoro: una piattaforma di collaborazione completa che va ben oltre le videochiamate
- Copilot AI: l'assistente AI più integrato e contestuale nel panorama enterprise
- Data center in Italia: Azure e Microsoft 365 hanno data center a Milano e Roma, garantendo bassa latenza e data residency
Quando scegliere Google Workspace
Google Workspace può essere la scelta giusta per startup e piccole aziende (sotto i 20 dipendenti) con esigenze IT semplici, che non utilizzano applicazioni desktop complesse, non hanno requisiti di compliance stringenti, e preferiscono un'esperienza 100% web. Se la tua azienda opera già nell'ecosistema Google (Android, Google Cloud) e non ha integrazioni con Active Directory o software Microsoft, Workspace può essere una buona opzione.
La Migrazione a Microsoft 365 con BullTech
In BullTech Informatica siamo partner certificato Microsoft e gestiamo quotidianamente ambienti Microsoft 365 per centinaia di aziende in Lombardia. La nostra esperienza ci permette di garantire migrazioni rapide, sicure e senza interruzioni operative.
Migrazione Email Senza Downtime
Migriamo da qualsiasi piattaforma (Google Workspace, Exchange on-premise, hosting tradizionale) a Microsoft 365 senza perdita di email, calendari o contatti e con zero interruzioni.
Configurazione Sicurezza Avanzata
Implementiamo MFA, Conditional Access, anti-phishing avanzato e DLP fin dal primo giorno per una sicurezza enterprise-grade immediata.
Deployment e Formazione Teams
Configuriamo Teams per la collaborazione aziendale e formiamo il personale per sfruttare al massimo le funzionalità di chat, videochiamate e condivisione file.
Gestione Licenze Ottimizzata
Analizziamo le esigenze di ogni utente e assegniamo il piano corretto, evitando sprechi su licenze sovradimensionate.
Supporto Continuo e Proattivo
Dopo la migrazione, gestiamo e monitoriamo il tuo ambiente Microsoft 365, con supporto tecnico dedicato e ottimizzazione continua.
La scelta della suite di produttività aziendale non è solo una questione tecnologica: impatta sulla produttività quotidiana di ogni dipendente, sulla sicurezza dei dati aziendali e sulla capacità di collaborare efficacemente. Affidarsi a un partner esperto come BullTech garantisce una transizione fluida e la certezza di sfruttare al massimo le potenzialità della piattaforma scelta.
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