Microsoft 365 vs Google Workspace: Prezzi e Confronto [2026]

Nel 2026, Microsoft 365 parte da €5,60/utente/mese (Business Basic) contro i €5,75/utente/mese di Google Workspace (Business Starter). Per le PMI italiane, la differenza non sta nel prezzo ma nelle funzionalità: Teams vs Meet, SharePoint vs Drive, Intune vs nessuna MDM nativa. BullTech Informatica, MSP a Vimercate (MB) dal 2009, ha migrato oltre 150 aziende su Microsoft 365. In questa guida confrontiamo piani, costi reali, sicurezza e gli errori da evitare nella scelta tra le due piattaforme.

Cos'e Microsoft 365 e perche serve alla tua azienda

Partiamo dalle basi. Microsoft 365 non e “Office su Internet”. E un ecosistema completo che sostituisce: il server email in ufficio, il file server, il sistema di videoconferenza, il centralino telefonico (con Teams Phone), la suite di produttivita e una buona parte della sicurezza IT. Tutto in un canone mensile per utente, senza investimenti iniziali in hardware.

Per una PMI italiana questo significa: niente piu server Exchange da aggiornare, niente piu licenze Office perpetue da comprare ogni 3-4 anni, niente piu VPN solo per accedere ai file aziendali. I tuoi dipendenti lavorano da ovunque — ufficio, casa, cliente — con gli stessi strumenti e gli stessi file. E tu come titolare o responsabile IT hai un unico pannello di controllo per gestire tutto: utenti, dispositivi, sicurezza, compliance.

La domanda vera non e “se” migrare a M365, ma “quando” e “come”. Se hai ancora un server Exchange 2016 o 2019 in ufficio, sappi che il supporto mainstream di Exchange 2019 e terminato e quello esteso finisce nel 2025. Non e una questione di moda: e una questione di sicurezza e continuita operativa.

I piani Microsoft 365 per le aziende: quale scegliere

Qui e dove la maggior parte delle aziende si perde. Microsoft ha piu piani di quanti ne servano e i nomi cambiano ogni anno. Te li semplifichiamo. Per le PMI (fino a 300 utenti) ci sono 3 piani Business e per le grandi aziende ci sono i piani Enterprise. Focalizziamoci sui Business, che sono quelli che servono al 95% delle PMI italiane.

Microsoft 365 Business Basic — 6 €/utente/mese

Include: email Exchange Online (50 GB), Teams, SharePoint, OneDrive (1 TB), le app Office solo in versione web (niente installazione su PC). Ideale per chi ha gia le app Office installate con licenze perpetue e vuole solo email cloud + Teams. Limite: senza le app desktop, lavorare offline e impossibile e le funzionalita avanzate di Excel e Word sono limitate.

Microsoft 365 Business Standard — 12,50 €/utente/mese

Include tutto il Basic piu: app Office desktop installabili su 5 dispositivi per utente, Microsoft Bookings, Forms e altri strumenti. E il piano piu venduto e quello che raccomandiamo come punto di partenza per la maggior parte delle PMI. Hai tutto cio che serve per lavorare: email, Office, Teams, file sharing. Mancano le funzionalita di sicurezza avanzata.

Microsoft 365 Business Premium — 22 €/utente/mese

Include tutto il Standard piu: Intune (gestione dispositivi), Azure AD Premium P1, Defender for Business (antivirus/EDR), Azure Information Protection, Conditional Access. E il piano che BullTech consiglia a tutte le aziende che prendono sul serio la sicurezza. I 10 euro in piu per utente ti danno: gestione centralizzata dei PC aziendali (puoi applicare policy, bloccare un dispositivo rubato, distribuire software), protezione email avanzata anti-phishing, e accesso condizionale (blocchi l'accesso da dispositivi non conformi o Paesi sospetti).

Il consiglio BullTech: per la maggior parte delle PMI italiane con 10-100 dipendenti, il Business Premium e la scelta migliore. I 10 euro in piu per utente rispetto allo Standard ti danno una sicurezza che, comprata separatamente, costerebbe molto di piu. Se il budget e davvero tirato, parti con lo Standard e aggiungi il Premium solo agli utenti con accesso a dati sensibili (direzione, amministrazione, IT).

Migrazione a Microsoft 365: come farlo senza fermare l'azienda

La migrazione e il momento critico. Fatta male, ti blocca l'azienda per giorni. Fatta bene, i tuoi dipendenti quasi non se ne accorgono. In 150+ migrazioni fatte dal 2015, abbiamo sviluppato un processo in 5 fasi che minimizza i rischi e il downtime. Vediamolo.

Fase 1 — Assessment dell'infrastruttura (1-2 giorni)

Prima di toccare qualsiasi cosa, analizziamo: quante caselle email hai, quanto pesano, quali alias e distribution list usi, che software gestionali si integrano con la posta (fatturazione, CRM, ticketing), se hai un server file con permessi complessi, se usi Active Directory locale. Questa fase e gratuita e serve a capire la complessita della migrazione e a darti un preventivo preciso.

Fase 2 — Pianificazione e setup tenant (2-3 giorni)

Creiamo il tenant Microsoft 365, configuriamo il dominio, attiviamo le licenze e impostiamo le policy di sicurezza di base: MFA obbligatorio per tutti, password policy, Conditional Access (se hai il Premium). Prepariamo anche la comunicazione interna: i tuoi dipendenti devono sapere cosa cambia, quando e cosa devono fare.

Fase 3 — Migrazione dei dati (1-5 giorni)

Qui entra in gioco la tecnica. Per le email, usiamo una migrazione “staged” o “cutover” a seconda del numero di caselle. Per i file, configuriamo la sincronizzazione SharePoint/OneDrive e migriamo i dati dal file server esistente. Per l'Active Directory, configuriamo Azure AD Connect per sincronizzare gli account. Il downtime effettivo per gli utenti e minimo: 15-30 minuti durante il cambio dei record DNS.

Fase 4 — Testing e validazione (1-2 giorni)

Verifichiamo che tutto funzioni: invio/ricezione email, accesso ai file, funzionamento Teams, integrazione con i gestionali, firma digitale, regole di posta. Testiamo da tutti i dispositivi (PC, Mac, smartphone) e da tutti i client (Outlook, web, mobile). Se qualcosa non va, abbiamo sempre un piano di rollback pronto.

Fase 5 — Formazione e supporto (ongoing)

Una migrazione tecnicamente perfetta fallisce se i dipendenti non sanno usare i nuovi strumenti. Facciamo sessioni di formazione su Teams (videochiamate, chat, canali), SharePoint (condivisione file, collaborazione documenti), OneDrive (sincronizzazione, versioning) e le nuove funzionalita di Outlook. Poi monitoriamo per 30 giorni per risolvere qualsiasi problema post-migrazione.

Microsoft Teams: molto piu di videochiamate

Teams e lo strumento che la maggior parte delle aziende sottovaluta. Lo vedono come “lo Zoom di Microsoft” e lo usano solo per le videochiamate. In realta Teams puo sostituire: Slack (chat aziendale), Zoom (videochiamate), Trello (gestione task con Planner), il centralino telefonico (con Teams Phone) e buona parte dell'email interna.

Come lo configuriamo noi per le PMI: creiamo un team per ogni reparto (commerciale, amministrazione, tecnico), un canale per ogni progetto o cliente importante, e insegniamo a usare la chat per le comunicazioni rapide invece dell'email. Il risultato? Meno email interne (riduzione del 40-60% secondo la nostra esperienza), decisioni piu veloci, e tutto tracciato e cercabile. I file condivisi nei canali finiscono automaticamente su SharePoint, con versioning e permessi.

Teams Phone e una funzionalita ancora poco conosciuta in Italia: trasforma Teams nel tuo centralino aziendale VoIP. Ricevi e fai chiamate con il numero fisso dell'azienda direttamente da Teams, su PC o smartphone. Costa circa 8-12 euro/utente/mese in piu e ti libera dal centralino fisico, dal contratto telefonico tradizionale e dalla manutenzione dell'hardware.

SharePoint e OneDrive: addio file server

Se hai un file server in ufficio, sai di cosa parlo: la cartella “Archivio” con 15 anni di file, le permission che nessuno ricorda chi ha impostato, il backup che funziona “piu o meno” e lo smart working bloccato perche la VPN per accedere ai file e lenta come una lumaca.

SharePoint e OneDrive risolvono tutto questo. OneDrive e lo storage personale di ogni utente (1 TB), sincronizzato tra PC e cloud. SharePoint e lo storage condiviso dell'azienda, organizzato in siti, librerie e cartelle con permessi granulari. Insieme, sostituiscono il file server con questi vantaggi: accesso da ovunque senza VPN, versioning automatico (puoi tornare a una versione precedente di qualsiasi file), co-authoring (piu persone lavorano sullo stesso documento in tempo reale), e backup incluso con geo-ridondanza.

Attenzione: non puoi semplicemente copiare tutte le cartelle del file server su SharePoint. Serve una riprogettazione della struttura file: quali dati sono personali (OneDrive), quali di team (SharePoint), quali sono archivio storico (da valutare se migrare o tenere su NAS). Noi facciamo sempre un'analisi preliminare con il cliente per definire la nuova struttura prima di migrare.

Sicurezza Microsoft 365: cosa configurare subito

Microsoft 365 e sicuro “out of the box”? Ni. La piattaforma ha strumenti di sicurezza potenti, ma la configurazione di default e troppo permissiva. Ecco cosa configuriamo sempre per i nostri clienti, nell'ordine di priorita:

1. MFA obbligatorio per tutti gli utenti

L'autenticazione a piu fattori e il singolo intervento piu efficace per la sicurezza. Microsoft stima che l'MFA blocca il 99,9% degli attacchi di compromissione account. Non e un'opzione: e obbligatorio. Usiamo l'app Microsoft Authenticator perche e gratuita, facile e supporta le notifiche push (l'utente approva con un tap).

2. Conditional Access (solo con Premium)

Le policy di accesso condizionale sono il cuore della sicurezza Zero Trust applicata a Microsoft 365. Esempi pratici: blocca l'accesso da Paesi dove non hai dipendenti, richiedi dispositivi conformi (aggiornati, con antivirus) per accedere ai dati aziendali, blocca l'accesso da browser sconosciuti per le app con dati sensibili, forza la ri-autenticazione ogni 24 ore per gli admin.

3. Protezione email avanzata

Configura SPF, DKIM e DMARC per il tuo dominio (prevengono lo spoofing), attiva Safe Attachments e Safe Links di Defender for Office 365 (scansionano allegati e link in tempo reale), e imposta alert per le regole di inoltro sospette (tecnica usata dagli attaccanti per intercettare email).

4. Backup esterno — non opzionale

Lo ripetiamo: Microsoft non fa backup dei tuoi dati. Il loro modello di responsabilita condivisa e chiaro: loro garantiscono l'infrastruttura, tu garantisci i tuoi dati. Soluzioni come Veeam Backup for Microsoft 365 costano circa 2-3 euro/utente/mese e ti danno il recupero granulare di email, file SharePoint, conversazioni Teams e dati OneDrive. E un'assicurazione che non puoi non avere.

Costi reali di Microsoft 365 per una PMI

Mettiamola giu con i numeri veri. Per un'azienda di 30 dipendenti:

Sembra tanto? Confrontalo con il costo di un server Exchange on-premise: hardware (5.000-8.000 euro ogni 5 anni), licenze Windows Server + CAL + Exchange (3.000-5.000 euro), backup con appliance dedicata (2.000-3.000 euro), un tecnico che lo gestisce (almeno 4-5 ore/mese a 80 euro/ora = 4.000-5.000 euro/anno), e il rischio di un downtime che ti costa 1.000-5.000 euro al giorno in produttivita persa. M365 costa meno ed e piu sicuro.

Microsoft Copilot: l'AI dentro Office

Dal 2024 Microsoft ha integrato l'AI generativa (Copilot) in tutta la suite M365. Copilot costa 30 euro/utente/mese in aggiunta alla licenza base e puo: scrivere bozze di email da un prompt in linguaggio naturale, riassumere riunioni Teams con action items, creare presentazioni PowerPoint da un documento Word, analizzare dati Excel con domande in italiano, generare report da dati SharePoint.

Vale la pena? Per i “knowledge worker” (chi passa 4+ ore al giorno su Office) il risparmio di tempo e misurabile: 30-60 minuti al giorno secondo i dati Microsoft. Per operatori, magazzinieri o chi usa Office occasionalmente, non ha senso. Il nostro consiglio: attivalo per 3-5 utenti chiave (direzione, commerciali, marketing), misura l'impatto per 3 mesi, poi decidi se estenderlo.

I 7 errori piu comuni nella migrazione a Microsoft 365

Microsoft 365 e MSP: perche affidarsi a un partner

Puoi comprare Microsoft 365 direttamente dal sito Microsoft e configurartelo da solo? Si. Dovresti farlo? Dipende. Se hai un IT manager interno esperto di M365, puo farcela. Se non hai IT interno (come il 70% delle PMI italiane con meno di 50 dipendenti), affidarsi a un Managed Service Provider come BullTech ti da:

Il costo della gestione MSP di Microsoft 365 varia da 5 a 15 euro/utente/mese a seconda del livello di servizio. Per un'azienda con 30 utenti, parliamo di 150-450 euro al mese. Molto meno di uno stipendio per un IT interno, con competenze molto piu ampie.

Checklist finale: sei pronto per Microsoft 365?

Se hai spuntato 3 o piu voci, Microsoft 365 fa al caso tuo. Il prossimo passo? Un assessment gratuito della tua infrastruttura attuale per capire il percorso di migrazione migliore per la tua azienda.

Domande frequenti su Microsoft 365 per aziende