Lo smart working nel 2026 è realtà strutturale per il 58% delle PMI italiane. Ma senza la giusta infrastruttura IT, il lavoro remoto diventa un incubo di sicurezza e produttività. Questa guida completa ti mostra esattamente cosa serve — dalla VPN alla telefonia, dal backup al monitoraggio — con costi reali, rischi concreti e una checklist operativa in 10 step.
Indice dei Contenuti
Lo Smart Working nel 2026 in Italia
Secondo i dati dell'Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, nel 2026 oltre 3,8 milioni di lavoratori italiani operano regolarmente da remoto, con un incremento del 12% rispetto al 2024. Il modello hybrid work — 2 o 3 giorni in ufficio e il resto da remoto — si è affermato come lo standard de facto per le PMI che vogliono attrarre e trattenere talenti senza rinunciare alla cultura aziendale.
I numeri dello smart working italiano nel 2026
- 58% delle PMI ha adottato policy di smart working strutturate (ISTAT 2026)
- 3,8 milioni di lavoratori in smart working regolare in Italia
- +15% di produttività media per le aziende con smart working ben implementato
- €2.500/anno per dipendente di risparmio medio su spazi, utenze e trasferte
- 73% dei lavoratori considera lo smart working un criterio decisivo nella scelta del datore di lavoro
Dal punto di vista normativo, la Legge 81/2017 sul lavoro agile e le successive integrazioni richiedono un accordo individuale scritto tra azienda e lavoratore, il rispetto del diritto alla disconnessione, e la garanzia di sicurezza dei dispositivi e dei dati trattati. Con l'entrata in vigore della NIS2 e gli obblighi GDPR sempre più stringenti, il tema della sicurezza informatica nello smart working non è più un "nice to have": è un obbligo legale.
Il trend del 2026 è chiaro: le aziende che investono in infrastruttura IT per il lavoro remoto ottengono vantaggi competitivi misurabili. Quelle che improvvisano — VPN gratuite, PC personali senza protezione, dati su chiavette USB — subiscono i costi di incidenti di sicurezza, perdita di dati e inefficienza operativa.
Infrastruttura IT Necessaria: le 7 Componenti
Un'infrastruttura di smart working efficace e sicura si compone di sette elementi fondamentali, ciascuno con un ruolo preciso nell'ecosistema IT aziendale. Ecco cosa serve davvero, con i prodotti e le tecnologie che noi di BullTech implementiamo quotidianamente per le PMI lombarde.
1. VPN Aziendale
WireGuard, OpenVPN, WatchGuard
La VPN (Virtual Private Network) crea un tunnel cifrato tra il dispositivo del dipendente e la rete aziendale. È indispensabile per accedere a server, gestionali e risorse interne da remoto in modo sicuro. WatchGuard Firebox integra VPN IKEv2/IPsec e SSL con gestione centralizzata. WireGuard è l’alternativa moderna ultrarapida, ideale per le connessioni mobili. OpenVPN resta un’opzione solida e open-source. Ogni connessione VPN deve essere sempre protetta da autenticazione multi-fattore.
2. Cloud Collaboration
Microsoft 365, Teams, SharePoint
Microsoft 365 è il cuore della collaborazione in smart working: Teams per videochiamate e chat, SharePoint e OneDrive per la condivisione documenti in tempo reale, Outlook per l’email aziendale con protezione avanzata. La migrazione a Microsoft 365 centralizza i dati nel cloud, elimina i file server locali per i documenti condivisi e abilita il co-authoring in tempo reale. BullTech è partner Microsoft e gestisce la migrazione completa, inclusa la configurazione di retention policy, DLP e Conditional Access.
3. Endpoint Security
MDM, EDR, MFA
Ogni dispositivo che accede a dati aziendali deve essere protetto a tre livelli: MDM (Mobile Device Management) per applicare policy, cifratura disco e cancellazione remota; EDR (Endpoint Detection and Response) con Bitdefender GravityZone per rilevare malware, ransomware e comportamenti anomali in tempo reale; MFA (Multi-Factor Authentication) con WatchGuard AuthPoint su ogni accesso critico. Senza endpoint security, la VPN diventa un canale diretto per l’attaccante verso la rete aziendale.
4. Backup & Sync dei Dati
Veeam, OneDrive, backup immutabile
I dati generati in smart working devono essere protetti dalla perdita, che si tratti di un guasto hardware, di un ransomware o di un errore umano. La strategia 3-2-1-1-0 (3 copie, 2 supporti, 1 offsite, 1 immutabile, 0 errori di ripristino) è lo standard. Veeam Backup protegge server e workstation con ripristino granulare. OneDrive sincronizza automaticamente i file con il cloud. I backup di Microsoft 365 (email, SharePoint, Teams) richiedono una soluzione dedicata: i dati Microsoft non sono automaticamente sottoposti a backup dal provider.
5. Telefonia VoIP / Unified Communications
Wildix
Il centralino tradizionale non funziona per lo smart working. Un sistema VoIP/UC come Wildix consente di ricevere e fare chiamate aziendali da qualsiasi luogo, su PC, smartphone o telefono IP, con lo stesso numero fisso dell’ufficio. La comunicazione unificata integra voce, video, chat e presenza in un’unica piattaforma. I dipendenti in smart working risultano raggiungibili come se fossero in sede. BullTech è partner Wildix e gestisce l’installazione, la configurazione e il supporto continuo.
6. Monitoraggio Remoto (RMM)
NinjaOne
Come si gestiscono 30 laptop sparsi tra case e coworking? Con un RMM (Remote Monitoring and Management). NinjaOne monitora in tempo reale lo stato di ogni dispositivo: aggiornamenti mancanti, antivirus scaduto, spazio disco esaurito, anomalie di prestazione. Consente di distribuire patch, installare software e risolvere problemi da remoto senza disturbare il dipendente. Il monitoraggio proattivo individua i problemi prima che diventino fermi operativi.
7. Help Desk Remoto
TeamViewer, AnyDesk, assistenza BullTech
Quando un dipendente ha un problema tecnico da casa, serve assistenza immediata. Strumenti di accesso remoto come TeamViewer e AnyDesk permettono al tecnico di intervenire direttamente sul PC del dipendente come se fosse seduto accanto a lui. BullTech offre help desk con SLA definiti: tempo di risposta medio inferiore a 15 minuti per le urgenze, con un team di tecnici certificati disponibili durante tutto l’orario lavorativo.
Queste sette componenti lavorano in sinergia: la VPN senza endpoint security è un rischio, il cloud senza backup è una bomba a orologeria, il VoIP senza monitoraggio è un disservizio assicurato. L'approccio corretto è implementarle tutte, in modo integrato, con un partner IT che le gestisca centralmente.
Sicurezza dello Smart Working: i 5 Rischi Principali
Il lavoro remoto espande enormemente la superficie di attacco aziendale. Il perimetro di sicurezza non è più il firewall dell'ufficio: è ogni singolo dispositivo, rete domestica e hotspot Wi-Fi da cui i dipendenti si collegano. Ecco i 5 rischi più gravi e le mitigazioni concrete.
1. Wi-Fi Pubbliche e Reti Non Sicure
CRITICOLe reti Wi-Fi di hotel, aeroporti, bar e coworking sono terreni di caccia per gli attaccanti. Attacchi man-in-the-middle, evil twin e packet sniffing possono intercettare credenziali, email e documenti in transito.
Mitigazione
VPN always-on obbligatoria per ogni connessione aziendale; policy che vieta l’accesso a dati sensibili senza VPN attiva; web filtering attivo anche su connessioni remote tramite WatchGuard DNSWatchGO.
2. Phishing e Social Engineering
CRITICOI lavoratori remoti sono più vulnerabili al phishing: manca il confronto con i colleghi (“Hai ricevuto anche tu questa email?”), la fretta di rispondere da casa riduce l’attenzione, e le email di phishing generate con AI sono indistinguibili da quelle legittime.
Mitigazione
Email security avanzata (Libraesva) con anti-phishing AI e sandboxing allegati; formazione trimestrale con simulazioni di phishing; procedura scritta per segnalare email sospette; MFA su tutti gli account per mitigare le credenziali compromesse.
3. BYOD (Bring Your Own Device)
ALTODispositivi personali senza antivirus aggiornato, condivisi con familiari, con app non sicure installate. Un malware sul PC personale di un dipendente che si connette alla VPN aziendale può propagarsi all’intera rete.
Mitigazione
Policy BYOD scritta con requisiti minimi (OS aggiornato, antivirus, cifratura disco, PIN); MDM per separare dati aziendali e personali; Network Access Control (NAC) che verifica lo stato di sicurezza del dispositivo prima di concedere l’accesso VPN.
4. Shadow IT
ALTODipendenti che utilizzano strumenti non autorizzati per condividere file (WeTransfer, Google Drive personale, WhatsApp per documenti aziendali). I dati aziendali finiscono su piattaforme senza controllo, cifratura o backup, in violazione del GDPR.
Mitigazione
Fornire strumenti ufficiali che funzionino bene (Microsoft 365 configurato correttamente); monitoraggio del traffico web per individuare l’uso di servizi non autorizzati; Data Loss Prevention (DLP) per bloccare il trasferimento di dati sensibili verso piattaforme esterne; formazione sulle alternative approvate.
5. Data Loss (Perdita di Dati)
ALTOLaptop rubato, disco guasto, ransomware, cancellazione accidentale. In smart working, i dati sono distribuiti su decine di dispositivi fuori dal perimetro aziendale. Senza backup strutturato, un singolo incidente può cancellare settimane di lavoro.
Mitigazione
Backup automatico dei dispositivi remoti con Veeam; sincronizzazione OneDrive/SharePoint per i documenti di lavoro; cifratura del disco obbligatoria (BitLocker/FileVault); cancellazione remota (remote wipe) tramite MDM in caso di furto o smarrimento; backup dedicato per Microsoft 365.
Per un approfondimento specifico sulla sicurezza VPN e sulla protezione degli endpoint nel lavoro remoto, leggi anche la nostra guida dedicata: Smart Working Sicuro: VPN Aziendali e Best Practice 2026.
Costi e Budget per PMI 10-50 Dipendenti
Quanto costa davvero implementare lo smart working in modo professionale? Abbiamo elaborato una stima realistica per una PMI italiana con 10-50 dipendenti, basata sui progetti che realizziamo quotidianamente. I costi si dividono in setup iniziale (una tantum) e canone mensile ricorrente.
| Componente | Setup (una tantum) | Canone mensile/utente |
|---|---|---|
| VPN + Firewall (WatchGuard Firebox) | € 1.500 - 3.500 | € 3 - 5 |
| Microsoft 365 Business Premium | € 200 - 500 | € 10 - 12 |
| Endpoint Security (Bitdefender EDR) | € 100 - 300 | € 3 - 8 |
| MFA (WatchGuard AuthPoint) | € 0 - 200 | € 2 - 4 |
| Backup gestito (Veeam + M365) | € 200 - 500 | € 3 - 6 |
| VoIP/UC (Wildix) | € 500 - 1.500 | € 8 - 15 |
| Monitoraggio RMM (NinjaOne) | € 0 - 200 | € 2 - 4 |
| Help Desk remoto BullTech | € 0 | € 5 - 10 |
| Totale indicativo | € 3.000 - 8.000 | € 25 - 50/utente |
Esempio concreto: PMI con 25 dipendenti
Setup iniziale: circa €5.000 (firewall WatchGuard, configurazione Microsoft 365, deployment EDR, configurazione VPN e MFA). Canone mensile: circa €875/mese (€35/utente × 25), tutto incluso: licenze, monitoraggio, help desk, backup. È meno del costo di un dipendente IT part-time, con competenze molto più ampie e disponibilità garantita. ROI: il risparmio su spazi e utenze (€2.500/dipendente/anno) genera un ritorno netto di oltre €50.000/anno.
Con un MSP come BullTech, i costi diventano prevedibili: un canone mensile fisso che include tutte le licenze, il monitoraggio proattivo, l'assistenza tecnica e gli aggiornamenti. Niente sorprese, niente fatture impreviste per "interventi straordinari".
Checklist Implementazione in 10 Step
Ecco i 10 step pratici per implementare lo smart working nella tua azienda, ordinati cronologicamente. Puoi procedere autonomamente o affidarti a BullTech per un'implementazione chiavi in mano.
Assessment infrastruttura attuale
ANALISIMappa server, rete, dispositivi, applicativi e licenze. Identifica cosa funziona già da remoto e cosa richiede interventi. BullTech offre assessment gratuito per le PMI lombarde.
Configura il firewall con VPN
RETEInstalla o aggiorna il firewall aziendale (WatchGuard Firebox consigliato) e configura le VPN client-to-site per tutti i dipendenti remoti. Definisci le policy di accesso per ruolo.
Migra a Microsoft 365
CLOUDSe non l’hai già fatto, migra email e documenti su Microsoft 365 Business Premium. Configura Teams, SharePoint, OneDrive e le policy di sicurezza (Conditional Access, DLP).
Deploy endpoint security su tutti i dispositivi
SICUREZZAInstalla Bitdefender GravityZone EDR su ogni PC e laptop. Attiva la cifratura disco (BitLocker/FileVault). Configura il MDM per i dispositivi mobili.
Attiva MFA ovunque
SICUREZZAAutenticazione multi-fattore su VPN, Microsoft 365, applicativi gestionali e qualsiasi accesso remoto. WatchGuard AuthPoint o Microsoft Authenticator. Priorità assoluta.
Implementa backup strutturato
DATIConfigura backup automatico per server (Veeam), workstation (backup incrementale) e Microsoft 365 (backup dedicato per email, SharePoint, Teams). Testa il ripristino.
Configura la telefonia VoIP
COMMSMigra il centralino a una soluzione VoIP/UC (Wildix consigliato). Configura i softphone su PC e smartphone di tutti i dipendenti. I numeri fissi dell’azienda funzionano ovunque.
Attiva monitoraggio e help desk remoto
SUPPORTOInstalla l’agente NinjaOne su tutti i dispositivi per il monitoraggio proattivo. Definisci gli SLA per l’help desk remoto. Configura gli strumenti di accesso remoto (TeamViewer/AnyDesk).
Scrivi le policy e forma i dipendenti
PERSONERedigi la policy di smart working (orari, strumenti, sicurezza), la policy BYOD se necessario, e le procedure per segnalare incidenti. Forma i dipendenti su phishing, VPN e strumenti di collaborazione.
Testa, monitora, ottimizza
LANCIOFai un test pilota con un gruppo ristretto prima del rollout completo. Raccogli feedback. Monitora le prestazioni della VPN, i ticket di help desk e la soddisfazione dei dipendenti. Ottimizza continuamente.
Timeline tipica di implementazione
Con il supporto di un MSP come BullTech, l'intero processo — dall'assessment iniziale al rollout completo — richiede mediamente 2-4 settimane per una PMI di 20-50 dipendenti. Le aziende che procedono autonomamente impiegano tipicamente 2-3 mesi e riscontrano più problemi di configurazione e sicurezza.
Domande Frequenti
Quanto costa implementare lo smart working in una PMI?
Per una PMI da 10 a 50 dipendenti, il costo di setup iniziale varia tra €3.000 e €8.000 (acquisto firewall VPN, configurazione cloud, licenze base). Il canone mensile ricorrente si aggira tra €25 e €50 per utente, comprensivo di Microsoft 365, endpoint security, backup, monitoraggio e supporto help desk remoto. L’investimento si ripaga rapidamente in termini di riduzione dei costi fissi (uffici, trasferte) e aumento della produttività.
Quale VPN scegliere per lo smart working aziendale?
Per le PMI consigliamo una VPN integrata nel firewall aziendale, come WatchGuard con protocollo IKEv2/IPsec o SSL. WireGuard è un’alternativa moderna e molto performante, ideale per connessioni veloci. OpenVPN resta una scelta solida e open-source. La chiave è sempre abbinare la VPN all’autenticazione multi-fattore (MFA) per prevenire accessi non autorizzati anche in caso di furto delle credenziali.
Lo smart working riduce davvero i costi aziendali?
Sì, significativamente. Secondo l’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, un’azienda risparmia in media €2.500 per dipendente all’anno grazie alla riduzione di spazi fisici, utenze, trasferte e buoni pasto. Per una PMI con 30 dipendenti in modalità ibrida (2-3 giorni da remoto), il risparmio annuo può superare i €40.000, al netto dell’investimento IT necessario per abilitare il lavoro remoto sicuro.
Come proteggere i dati aziendali con dipendenti in smart working?
La protezione dei dati nel lavoro remoto richiede un approccio multilivello: VPN cifrata per tutte le connessioni, endpoint security (EDR) su ogni dispositivo, MFA su tutti gli account aziendali, cifratura del disco (BitLocker/FileVault), backup automatico dei dati, Data Loss Prevention (DLP) e formazione periodica dei dipendenti su phishing e social engineering. Un MSP come BullTech gestisce tutti questi livelli con un unico canone mensile.
Microsoft 365 basta per lo smart working?
Microsoft 365 è un’eccellente piattaforma di collaborazione (Teams, SharePoint, OneDrive), ma da solo non è sufficiente per uno smart working sicuro e completo. Serve anche una VPN aziendale per accedere a risorse on-premise, un firewall per la protezione perimetrale, endpoint security avanzata, un sistema di backup indipendente (i dati su Microsoft 365 non sono automaticamente sottoposti a backup), telefonia VoIP integrata e monitoraggio proattivo dell’infrastruttura.
Quali sono gli obblighi legali per lo smart working nel 2026?
Nel 2026, lo smart working in Italia è regolato dalla Legge 81/2017 e successive modifiche. L’azienda deve stipulare un accordo individuale scritto con ciascun lavoratore, garantire la sicurezza dei dispositivi utilizzati, rispettare il diritto alla disconnessione, e assicurare la protezione dei dati personali secondo il GDPR. Per le aziende soggette alla direttiva NIS2, il lavoro remoto rientra tra le aree da proteggere con misure di cybersecurity adeguate e documentate.
Lo smart working non è più un esperimento: è il modo in cui le PMI italiane lavorano nel 2026. Ma funziona solo se l'infrastruttura IT è solida, sicura e gestita professionalmente. Non lasciare la produttività e la sicurezza della tua azienda al caso: contattaci per una consulenza gratuita e scopri come BullTech può trasformare il lavoro remoto da rischio a vantaggio competitivo.