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Studio commercialista · 8 postazioni · Vimercate
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Studio Commercialista
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8 Postazioni
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Vimercate (MB)
Sfida Principale
Server Obsoleto
Quando il tuo strumento di lavoro principale è un server fuori supporto da 3 anni, non è questione di «se» qualcosa andrà storto, ma di «quando».
Lo studio commercialista ci ha contattato a gennaio, nel pieno della stagione delle dichiarazioni. Il problema immediato era la lentezza: aprire un file dal server richiedeva fino a 30 secondi, e la ricerca di documenti era un'operazione che poteva richiedere minuti. Ma il problema di fondo era ben più grave. Il server Windows Server 2012 R2 era fuori supporto Microsoft da oltre due anni: nessun aggiornamento di sicurezza, vulnerabilità note pubblicate e mai corrette. Lo studio gestiva dichiarazioni dei redditi, bilanci e dati fiscali di centinaia di clienti — tutti su un server che qualsiasi hacker con competenze di base avrebbe potuto compromettere. Per non parlare del backup: un job automatico che copiava i dati su un NAS nella stessa stanza. Mai verificato, mai testato. E quando abbiamo chiesto “avete una copia offsite?”, la risposta è stata il silenzio.
Il server principale dello studio era un Windows Server 2012 R2, fuori supporto Microsoft da ottobre 2023. Nessun aggiornamento di sicurezza, vulnerabilità note non patchate. Un rischio enorme per uno studio che gestisce dati fiscali e dichiarazioni dei redditi di centinaia di clienti.
Tutto risiedeva sul server locale: gestionale, documenti, email (Exchange on-premise). I commercialisti non potevano lavorare da casa o dai clienti. Durante il periodo delle dichiarazioni, gli straordinari in ufficio erano la norma, con costi e stress elevati per il team.
Il backup giornaliero copiava i dati su un NAS Synology nella stessa stanza del server. Nessuno aveva mai verificato che il ripristino funzionasse. Nessuna copia offsite. In caso di incendio, furto o ransomware, tutti i dati sarebbero andati persi irreversibilmente.
Aprire un file dal server richiedeva dai 15 ai 30 secondi. La ricerca di documenti era ancora peggio: il vecchio file server non era indicizzato. I commercialisti perdevano in media 45 minuti al giorno solo ad aspettare che i file si aprissero.
Migrare al cloud senza perdere un'ora di lavoro: questo era il requisito non negoziabile. Ecco come l'abbiamo fatto.
La sfida non era solo tecnica: era anche umana. Otto commercialisti abituati da 10 anni a lavorare “come si è sempre fatto”, con il server in ufficio e i documenti nella cartella condivisa. Cambiare tutto nel mezzo della stagione fiscale più intensa dell'anno richiedeva un piano chirurgico. La nostra strategia: migrazione progressiva e trasparente. Prima le email (di notte, senza che nessuno se ne accorgesse), poi i documenti (con sincronizzazione bidirezionale per il periodo di transizione), infine la formazione. Ogni fase progettata per non interrompere nemmeno un minuto di lavoro. Il risultato? Il lunedì mattina dopo la migrazione, i collaboratori hanno trovato tutto più veloce e non hanno capito come fosse possibile.
Migrazione completa a Microsoft 365: Exchange Online per la posta, Teams per la collaborazione, licenze Office aggiornate per tutte le 8 postazioni. Autenticazione centralizzata con Azure AD e MFA obbligatorio per tutti gli utenti.
Identità gestite centralmente con Azure Active Directory: Single Sign-On, Multi-Factor Authentication, Conditional Access policies. Accesso ai dati aziendali solo da dispositivi conformi alle policy di sicurezza.
Tutti i documenti dello studio migrati su SharePoint Online con struttura di cartelle ottimizzata. Sincronizzazione locale tramite OneDrive per accesso istantaneo ai file, anche offline. Ricerca full-text su tutti i documenti in meno di 2 secondi.
Backup automatico di tutte le caselle email, OneDrive e SharePoint con Veeam Backup for Microsoft 365. Retention di 1 anno, ripristino granulare di singoli file o email, protezione contro cancellazioni accidentali e ransomware.
Tre sessioni di formazione pratica per tutti gli 8 collaboratori: uso avanzato di Teams e SharePoint, best practice per la gestione documentale cloud, sicurezza delle password e riconoscimento phishing. Guida rapida personalizzata per ogni utente.
Una migrazione che ha trasformato il modo di lavorare dello studio, senza un singolo minuto di interruzione.
Tempi di accesso ai documenti
Downtime durante migrazione
Staff abilitato allo smart working
“Avevo paura che la migrazione avrebbe bloccato lo studio proprio nel periodo più critico dell'anno. Invece non ci siamo accorti di nulla — anzi, dal giorno dopo tutto era più veloce. Ma la vera rivoluzione è stata il smart working: durante l'ultima campagna dichiarazioni, i miei collaboratori hanno potuto lavorare da casa nei giorni di picco, riducendo lo stress e aumentando la produttività. E io posso accedere ai fascicoli dei clienti anche quando sono fuori studio, dal tablet. Non torneremmo mai indietro.”
Una migrazione chirurgica, eseguita senza interrompere la stagione fiscale più intensa dell'anno.
Analisi completa dell'infrastruttura esistente: inventario del server, mappatura dei dati (850 GB), analisi delle caselle email, audit delle licenze software. Progettazione dell'architettura cloud target e del piano di migrazione con zero downtime.
Configurazione del tenant Microsoft 365, setup di Azure AD con MFA, migrazione delle caselle email da Exchange on-premise a Exchange Online. Migrazione eseguita di notte per non interrompere le attività lavorative. Verifica di ogni casella migrata.
Migrazione degli 850 GB di documenti dal file server a SharePoint Online. Configurazione di OneDrive su tutte le postazioni con sincronizzazione selettiva. Setup di Veeam Backup for Microsoft 365 con policy di retention a 1 anno.
Tre sessioni di formazione pratica (2 ore ciascuna) per tutto lo staff: gestione documenti su SharePoint, collaborazione con Teams, sicurezza e best practice. Consegna delle guide rapide personalizzate. Attivazione del supporto gestito BullTech.
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