Hai ricevuto tre preventivi IT e sembrano scritti in lingue diverse. Uno costa poco ma non capisci cosa include. Un altro è caro ma sembra completo. Il terzo è nel mezzo ma ha delle voci strane. Come li confronti? In questa guida ti spiego cosa deve contenere un preventivo di assistenza IT aziendale, come riconoscere le red flags, e ti do una checklist pratica per scegliere il partner giusto senza sorprese.
Indice dei Contenuti
Cosa Deve Includere un Preventivo IT Completo
Un preventivo IT serio non è un foglio con un prezzo. È un documento che ti dice nel dettaglio cosa ricevi, a quali condizioni e con quali garanzie. Se mancano queste sezioni, qualcosa non torna:
Checkup iniziale
Il fornitore ha visto i tuoi server, PC e rete prima di quotare? Un preventivo basato su un sopralluogo reale vale molto di più di uno standard. Il checkup deve documentare: numero postazioni, server, apparati di rete, software critici e stato attuale.
Elenco servizi inclusi
Lista dettagliata di ogni servizio coperto dal canone: monitoraggio, helpdesk, backup, sicurezza, aggiornamenti, manutenzione preventiva. Se non è scritto, non è incluso.
SLA garantiti
Tempi di risposta e risoluzione per ogni livello di priorità (critico, alto, medio, basso). Orari di copertura. Canali di contatto. Penali per mancato rispetto. Senza SLA non hai garanzie concrete.
Prezzi e condizioni
Canone mensile per postazione, costi una tantum (setup, migrazione), costi extra (interventi on-site, progetti), durata contratto, modalità di pagamento, condizioni di rinnovo e disdetta.
Le 8 Voci di Costo da Verificare nel Preventivo
Ogni preventivo IT contiene diverse voci di costo. Ecco le 8 più importanti da analizzare attentamente, con i range di prezzo di mercato per il 2026:
| Voce di Costo | Range di Mercato | Note |
|---|---|---|
| Canone helpdesk/monitoraggio | € 20-40/post./mese | Core del servizio MSP |
| Backup gestito | € 5-15/post./mese | Verifica inclusione test restore |
| Sicurezza (EDR + email) | € 5-15/post./mese | Spesso extra nei piani base |
| Firewall gestito | € 150-400/mese | Hardware + licenze + gestione |
| Setup/Onboarding | € 1.000-5.000 una tantum | Checkup + migrazione + config |
| Interventi on-site | € 60-100/ora o inclusi | Verifica se inclusi o extra |
| Consulenza strategica (vCIO) | € 200-500/mese | Solo nei piani premium |
| Progetti speciali | A preventivo separato | Migrazione, nuova sede, ecc. |
Regola d'oro: confronta il Costo Totale (TCO)
Non confrontare solo il canone mensile. Calcola il Costo Totale di Proprietà (TCO) annuo, sommando: canone × 12 + setup + costi extra stimati + costo degli interventi on-site previsti. Due preventivi con lo stesso canone possono avere TCO molto diversi se uno include più servizi dell'altro. Un MSP con canone €50/postazione/mese che include tutto potrebbe costare meno di uno a €30/postazione/mese con backup, sicurezza e on-site extra.
Costi Nascosti: Dove si Annidano le Sorprese
Molti preventivi IT sembrano un affare sulla carta, ma nascondono costi che saltano fuori solo dopo la firma. Ecco i più comuni:
Interventi on-site a pagamento
Alcuni MSP includono solo l'assistenza remota nel canone e fatturano ogni intervento on-site a €60-120/ora + diritto di uscita (€30-50). Per un'azienda che necessità 2-3 interventi on-site al mese, il costo extra può essere di €2.000-4.000/anno.
Licenze software escluse
Il canone copre il servizio di gestione, ma le licenze dei software di sicurezza (EDR, firewall, backup) sono fatturate a parte. Chiedi sempre: "Le licenze software sono incluse nel canone o fatturate separatamente?"
Supporto fuori orario
Il piano copre le 8:00-18:00 lun-ven, ma un server che si blocca venerdì sera viene gestito il lunedì mattina o in emergenza con maggiorazione del 50-100%. Verifica gli orari di copertura e il costo delle emergenze.
Costi di uscita dal contratto
Penali per disdetta anticipata, costi di migrazione verso un altro fornitore, mancata consegna della documentazione tecnica. Verifica sempre le condizioni di exit e il preavviso richiesto.
Limiti ai ticket di supporto
Alcuni preventivi includono un numero massimo di ticket al mese (es. 30 ticket/mese). Superato il limite, ogni ticket aggiuntivo costa €15-30. Per un'azienda attiva, 30 ticket al mese possono essere insufficienti.
Le 7 Red Flags di un Preventivo IT
Ecco i campanelli d'allarme che ti dicono "questo fornitore non va bene". Se ne noti più di due, gira alla larga:
Preventivo senza sopralluogo
Se il fornitore quota senza aver visto i tuoi server, PC e rete, il prezzo è una stima generica che verrà aggiustata al rialzo dopo la firma.
Nessun SLA specificato
Senza tempi di risposta e risoluzione scritti nel contratto, non hai nessuna garanzia. "Interveniamo il prima possibile" non è un SLA.
Prezzo significativamente più basso della media
Un canone di €15-20/postazione/mese è insostenibile per un servizio MSP di qualità. O il servizio è minimale, o emergono costi nascosti, o il fornitore non sarà in grado di sostenere il servizio nel tempo.
Contratto vincolante senza periodo di prova
Un MSP serio offre un periodo di prova o un contratto iniziale ridotto. Diffida di chi chiede impegni triennali senza possibilità di valutazione.
Nessuna reportistica prevista
Se il fornitore non prevede report mensili su come stanno i tuoi sistemi, sugli interventi fatti e sui problemi trovati, non hai visibilità sul servizio che ricevi.
Assenza di certificazioni
Un MSP qualificato ha certificazioni dei vendor (Microsoft, WatchGuard, Bitdefender, ecc.) e certificazioni di processo. L'assenza di certificazioni indica mancanza di competenze verificate.
Nessun piano di disaster recovery
Se il preventivo non menziona backup, test di ripristino e piano di disaster recovery, il fornitore non considera la continuità operativa una priorità. Un incidente può paralizzare la tua azienda.
Come Confrontare Preventivi MSP: La Tabella di Valutazione
Per confrontare i preventivi senza farsi fregare dalle sensazioni, usa questa tabella. Dai un voto da 1 a 5 per ogni criterio e somma tutto. Il preventivo con il punteggio più alto è quasi sempre la scelta giusta.
| Criterio | Peso | Cosa Valutare |
|---|---|---|
| Completezza servizi | 25% | Quanti servizi sono inclusi nel canone vs extra |
| SLA e garanzie | 20% | Tempi di risposta, copertura oraria, penali |
| Sicurezza inclusa | 15% | EDR, firewall, backup, email security nel canone |
| Certificazioni | 10% | Certificazioni vendor, esperienza nel settore |
| Trasparenza prezzi | 10% | Chiarezza voci, assenza costi nascosti |
| Flessibilità contrattuale | 10% | Scalabilità, periodo di prova, disdetta |
| Reportistica | 5% | Report mensili, dashboard, visibilità sul servizio |
| Prossimità geografica | 5% | Tempi di intervento on-site, conoscenza territorio |
Break-Fix vs MSP: la differenza nel preventivo
Un preventivo Break-Fix elenca solo una tariffa oraria e le condizioni di intervento. Non include prevenzione, monitoraggio, backup né sicurezza — perché il modello è reattivo per definizione. Un preventivo MSP elenca un canone fisso con tutti i servizi proattivi inclusi. La differenza è come confrontare un'assicurazione auto (MSP) con il pagare solo i danni quando capitano (Break-Fix). Per un approfondimento, leggi il nostro articolo MSP vs Break-Fix a confronto.
Checklist: 15 Domande da Fare al Fornitore IT
Prima di firmare qualsiasi cosa, fai queste 15 domande al fornitore. Dalle risposte capisci subito se è gente seria o se stai per infilarti in un problema:
Il canone include TUTTI i servizi elencati o ci sono costi extra?
Quali sono i tempi di risposta e risoluzione garantiti (SLA)?
Gli interventi on-site sono inclusi o a pagamento?
Le licenze software (EDR, backup, firewall) sono incluse nel canone?
Cosa succede fuori orario lavorativo in caso di emergenza?
C'è un limite al numero di ticket di supporto mensili?
Quanto costa aggiungere o rimuovere postazioni?
Quali certificazioni ha il vostro team tecnico?
Ogni quanto viene testato il restore dei backup?
Fornite report mensili su come stanno i nostri sistemi?
Qual è il preavviso per la disdetta? Ci sono penali?
Come gestite la migrazione dal fornitore precedente?
Offrite un periodo di prova del servizio?
Avete referenze di clienti nel nostro settore/dimensione?
Cosa include il piano di disaster recovery?
Se il fornitore risponde a tutto in modo chiaro e diretto, è gente di cui ti puoi fidare. Se glissa, minimizza o ti risponde con frasi vaghe tipo "ne parliamo dopo", scappa.
In BullTech rispondiamo a tutte queste domande già nel nostro preventivo standard, senza che tu debba chiederle. Per noi la trasparenza è il punto di partenza, non un optional. Dai un'occhiata ai nostri contratti di assistenza o richiedi un preventivo personalizzato.
Domande Frequenti
Quanti preventivi devo confrontare per scegliere il partner IT giusto?
Almeno tre. E non scegliere per forza il più economico: confronta cosa c'è dentro, gli SLA garantiti, le certificazioni e le referenze. Un preventivo che sembra più caro potrebbe includere backup, sicurezza e consulenza che gli altri ti fatturano a parte. La scelta giusta è il miglior rapporto qualità-prezzo, non il prezzo più basso.
Il preventivo deve includere anche i costi hardware?
Dipende. L'importante è che il preventivo dica chiaramente cosa è nel canone e cosa no. L'hardware (server, firewall, switch, PC) può essere comprato a parte o incluso con il noleggio operativo. In ogni caso, il preventivo deve specificare: quali apparati servono, quanto durano, quanto costa sostituirli e se la manutenzione hardware è inclusa o si paga a parte.
Cosa succede se le mie esigenze cambiano dopo aver firmato il contratto?
Un buon contratto MSP ti permette di crescere o ridimensionarti: aggiungere o togliere postazioni, cambiare piano, aggiungere servizi. Controlla che il preventivo ti dica: quanto costa aggiungere nuove postazioni, quanto preavviso serve per le modifiche, se ci sono penali per ridurre le postazioni e ogni quanto si rivede il contratto (di solito una volta all'anno).
Quanto tempo ci vuole per ricevere un preventivo IT personalizzato?
Un MSP serio ci mette 5-10 giorni lavorativi. Il percorso è: sopralluogo tecnico o checkup da remoto (1-2 giorni), analisi dei tuoi server, PC e rete e delle tue esigenze (2-3 giorni), preparazione della proposta (2-3 giorni), presentazione e discussione. Se qualcuno ti manda un preventivo in 24 ore senza aver visto niente, è un preventivo copia-incolla. Scappa.
Il preventivo MSP deve includere gli SLA?
Sì, per forza. Gli SLA (in pratica: le garanzie sui tempi di intervento) sono la parte più importante del preventivo. Ti dicono cosa ricevi in cambio del canone. Devono specificare: entro quanto ti rispondono (es. 1-4 ore), entro quanto risolvono (es. 4-8 ore), in che orari sei coperto (8/5, 12/5 o 24/7), come li contatti e cosa succede se non rispettano i tempi. Senza SLA scritti, non hai nessuna garanzia.
Qual è la differenza tra un preventivo Break-Fix e uno MSP?
Il Break-Fix ti dà una tariffa oraria (€50-120/ora) e le condizioni di uscita: niente prevenzione, niente monitoraggio. L'MSP ti dà un canone mensile fisso per postazione con tutto dentro: monitoraggio, manutenzione, helpdesk, backup, sicurezza. In parole povere: con il Break-Fix paghi quando le cose si rompono; con l'MSP paghi per evitare che si rompano.
Vuoi un preventivo trasparente, con tutte le voci in chiaro e zero sorprese? Scrivici o chiamaci: facciamo un checkup gratuito dei tuoi server, PC e rete e ti proponiamo il piano più adatto, con gli SLA garantiti per iscritto. Puoi anche dare un'occhiata alla nostra pagina prezzi per farti un'idea.