Hai deciso di cercare un partner IT per la tua azienda e hai ricevuto diversi preventivi. Ma come li confronti? Quali voci sono importanti e quali nascondono costi aggiuntivi? In questa guida ti spieghiamo cosa deve contenere un preventivo di assistenza IT aziendale, come identificare le red flags, e ti forniamo una checklist pratica per valutare le proposte e scegliere il partner giusto senza sorprese.
Indice dei Contenuti
Cosa Deve Includere un Preventivo IT Completo
Un preventivo di assistenza IT serio non è un foglio con un prezzo. È un documento strutturato che descrive in dettaglio cosa ricevi, a quali condizioni e con quali garanzie. Ecco le sezioni essenziali che non devono mai mancare:
Assessment iniziale
Il fornitore ha analizzato la tua infrastruttura prima di quotare? Un preventivo basato su un sopralluogo reale è molto più affidabile di uno standard. L'assessment deve documentare: numero postazioni, server, apparati di rete, software critici e stato attuale.
Elenco servizi inclusi
Lista dettagliata di ogni servizio coperto dal canone: monitoraggio, helpdesk, backup, sicurezza, aggiornamenti, manutenzione preventiva. Se non è scritto, non è incluso.
SLA garantiti
Tempi di risposta e risoluzione per ogni livello di priorità (critico, alto, medio, basso). Orari di copertura. Canali di contatto. Penali per mancato rispetto. Senza SLA non hai garanzie concrete.
Prezzi e condizioni
Canone mensile per postazione, costi una tantum (setup, migrazione), costi extra (interventi on-site, progetti), durata contratto, modalità di pagamento, condizioni di rinnovo e disdetta.
Le 8 Voci di Costo da Verificare nel Preventivo
Ogni preventivo IT contiene diverse voci di costo. Ecco le 8 più importanti da analizzare attentamente, con i range di prezzo di mercato per il 2026:
| Voce di Costo | Range di Mercato | Note |
|---|---|---|
| Canone helpdesk/monitoraggio | € 20-40/post./mese | Core del servizio MSP |
| Backup gestito | € 5-15/post./mese | Verifica inclusione test restore |
| Sicurezza (EDR + email) | € 5-15/post./mese | Spesso extra nei piani base |
| Firewall gestito | € 150-400/mese | Hardware + licenze + gestione |
| Setup/Onboarding | € 1.000-5.000 una tantum | Assessment + migrazione + config |
| Interventi on-site | € 60-100/ora o inclusi | Verifica se inclusi o extra |
| Consulenza strategica (vCIO) | € 200-500/mese | Solo nei piani premium |
| Progetti speciali | A preventivo separato | Migrazione, nuova sede, ecc. |
Regola d'oro: confronta il Costo Totale (TCO)
Non confrontare solo il canone mensile. Calcola il Costo Totale di Proprietà (TCO) annuo, sommando: canone × 12 + setup + costi extra stimati + costo degli interventi on-site previsti. Due preventivi con lo stesso canone possono avere TCO molto diversi se uno include più servizi dell'altro. Un MSP con canone €50/postazione/mese che include tutto potrebbe costare meno di uno a €30/postazione/mese con backup, sicurezza e on-site extra.
Costi Nascosti: Dove si Annidano le Sorprese
Molti preventivi IT sembrano competitivi sulla carta ma nascondono costi aggiuntivi che emergono solo dopo la firma del contratto. Ecco i più comuni:
Interventi on-site a pagamento
Alcuni MSP includono solo l'assistenza remota nel canone e fatturano ogni intervento on-site a €60-120/ora + diritto di uscita (€30-50). Per un'azienda che necessita 2-3 interventi on-site al mese, il costo extra può essere di €2.000-4.000/anno.
Licenze software escluse
Il canone copre il servizio di gestione, ma le licenze dei software di sicurezza (EDR, firewall, backup) sono fatturate a parte. Chiedi sempre: "Le licenze software sono incluse nel canone o fatturate separatamente?"
Supporto fuori orario
Il piano copre le 8:00-18:00 lun-ven, ma un server che si blocca venerdì sera viene gestito il lunedì mattina o in emergenza con maggiorazione del 50-100%. Verifica gli orari di copertura e il costo delle emergenze.
Costi di uscita dal contratto
Penali per disdetta anticipata, costi di migrazione verso un altro fornitore, mancata consegna della documentazione tecnica. Verifica sempre le condizioni di exit e il preavviso richiesto.
Limiti ai ticket di supporto
Alcuni preventivi includono un numero massimo di ticket al mese (es. 30 ticket/mese). Superato il limite, ogni ticket aggiuntivo costa €15-30. Per un'azienda attiva, 30 ticket al mese possono essere insufficienti.
Le 7 Red Flags di un Preventivo IT
Ecco i segnali d'allarme che indicano un preventivo poco serio o un fornitore da evitare. Se noti più di 2 di queste red flags, valuta seriamente alternative:
Preventivo senza sopralluogo
Se il fornitore quota senza aver visto la tua infrastruttura, il prezzo è una stima generica che verrà aggiustata al rialzo dopo la firma.
Nessun SLA specificato
Senza tempi di risposta e risoluzione scritti nel contratto, non hai nessuna garanzia. "Interveniamo il prima possibile" non è un SLA.
Prezzo significativamente più basso della media
Un canone di €15-20/postazione/mese è insostenibile per un servizio MSP di qualità. O il servizio è minimale, o emergono costi nascosti, o il fornitore non sarà in grado di sostenere il servizio nel tempo.
Contratto vincolante senza periodo di prova
Un MSP serio offre un periodo di prova o un contratto iniziale ridotto. Diffida di chi chiede impegni triennali senza possibilità di valutazione.
Nessuna reportistica prevista
Se il fornitore non prevede report mensili sullo stato dell'infrastruttura, sugli interventi effettuati e sui problemi riscontrati, non hai visibilità sul servizio che ricevi.
Assenza di certificazioni
Un MSP qualificato ha certificazioni dei vendor (Microsoft, WatchGuard, Bitdefender, ecc.) e certificazioni di processo. L'assenza di certificazioni indica mancanza di competenze verificate.
Nessun piano di disaster recovery
Se il preventivo non menziona backup, test di ripristino e piano di disaster recovery, il fornitore non considera la continuità operativa una priorità. Un incidente può paralizzare la tua azienda.
Come Confrontare Preventivi MSP: La Tabella di Valutazione
Per confrontare in modo oggettivo diversi preventivi MSP, usa questa tabella di valutazione. Assegna un punteggio da 1 a 5 per ogni criterio e calcola il totale. Il preventivo con il punteggio più alto è generalmente la scelta migliore.
| Criterio | Peso | Cosa Valutare |
|---|---|---|
| Completezza servizi | 25% | Quanti servizi sono inclusi nel canone vs extra |
| SLA e garanzie | 20% | Tempi di risposta, copertura oraria, penali |
| Sicurezza inclusa | 15% | EDR, firewall, backup, email security nel canone |
| Certificazioni | 10% | Certificazioni vendor, esperienza nel settore |
| Trasparenza prezzi | 10% | Chiarezza voci, assenza costi nascosti |
| Flessibilità contrattuale | 10% | Scalabilità, periodo di prova, disdetta |
| Reportistica | 5% | Report mensili, dashboard, visibilità sul servizio |
| Prossimità geografica | 5% | Tempi di intervento on-site, conoscenza territorio |
Break-Fix vs MSP: la differenza nel preventivo
Un preventivo Break-Fix elenca solo una tariffa oraria e le condizioni di intervento. Non include prevenzione, monitoraggio, backup né sicurezza — perché il modello è reattivo per definizione. Un preventivo MSP elenca un canone fisso con tutti i servizi proattivi inclusi. La differenza è come confrontare un'assicurazione auto (MSP) con il pagare solo i danni quando capitano (Break-Fix). Per un approfondimento, leggi il nostro articolo MSP vs Break-Fix a confronto.
Checklist: 15 Domande da Fare al Fornitore IT
Prima di accettare un preventivo, fai queste 15 domande al potenziale fornitore. Le risposte ti diranno molto sulla serietà e sulla qualità del servizio che riceverai:
Il canone include TUTTI i servizi elencati o ci sono costi extra?
Quali sono i tempi di risposta e risoluzione garantiti (SLA)?
Gli interventi on-site sono inclusi o a pagamento?
Le licenze software (EDR, backup, firewall) sono incluse nel canone?
Cosa succede fuori orario lavorativo in caso di emergenza?
C'è un limite al numero di ticket di supporto mensili?
Quanto costa aggiungere o rimuovere postazioni?
Quali certificazioni ha il vostro team tecnico?
Ogni quanto viene testato il restore dei backup?
Fornite report mensili sullo stato dell'infrastruttura?
Qual è il preavviso per la disdetta? Ci sono penali?
Come gestite la migrazione dal fornitore precedente?
Offrite un periodo di prova del servizio?
Avete referenze di clienti nel nostro settore/dimensione?
Cosa include il piano di disaster recovery?
Un fornitore che risponde in modo chiaro, dettagliato e trasparente a tutte queste domande è un fornitore di cui puoi fidarti. Se elude le domande, minimizza o risponde vagamente, è un segnale d'allarme.
In BullTech, rispondiamo a ognuna di queste domande nel nostro preventivo standard, senza che tu debba chiederle. La trasparenza è alla base del nostro rapporto con i clienti. Scopri i nostri contratti di assistenza o richiedi un preventivo personalizzato.
Domande Frequenti
Quanti preventivi devo confrontare per scegliere il partner IT giusto?
Consigliamo di richiedere almeno 3 preventivi da MSP diversi. Non scegliere automaticamente il più economico: confronta le voci incluse, gli SLA garantiti, le certificazioni del fornitore e le referenze. Un preventivo apparentemente più costoso potrebbe includere servizi (backup, sicurezza, consulenza) che negli altri vengono fatturati a parte. La scelta giusta è il miglior rapporto qualità-prezzo, non il prezzo più basso.
Il preventivo deve includere anche i costi hardware?
Dipende dal modello. Un preventivo MSP completo dovrebbe specificare chiaramente cosa è incluso nel canone mensile e cosa no. L'hardware (server, firewall, switch, PC) può essere acquistato separatamente o incluso tramite noleggio operativo. In entrambi i casi, il preventivo deve indicare: quali apparati servono, la loro durata prevista, i costi di sostituzione e se la manutenzione hardware è inclusa o esclusa dal canone.
Cosa succede se le mie esigenze cambiano dopo aver firmato il contratto?
Un buon contratto MSP deve prevedere clausole di scalabilità: aggiunta o rimozione di postazioni, upgrade o downgrade del piano, aggiunta di servizi specifici. Verifica che il preventivo indichi chiaramente: il costo per l'aggiunta di nuove postazioni, il preavviso richiesto per modifiche, eventuali penali per riduzione delle postazioni e la frequenza delle revisioni contrattuali (tipicamente annuale).
Quanto tempo ci vuole per ricevere un preventivo IT personalizzato?
Un MSP serio impiega 5-10 giorni lavorativi per elaborare un preventivo personalizzato. Il processo include: sopralluogo tecnico o assessment remoto (1-2 giorni), analisi dell'infrastruttura e delle esigenze (2-3 giorni), elaborazione della proposta (2-3 giorni), presentazione e discussione. Diffida di chi fornisce un preventivo in 24 ore senza aver visto la tua infrastruttura: probabilmente è un preventivo standard non personalizzato.
Il preventivo MSP deve includere gli SLA?
Assolutamente sì. Gli SLA (Service Level Agreement) sono la parte più importante del preventivo perché definiscono cosa ricevi in cambio del canone. Deve specificare: tempi di risposta (es. 1-4 ore), tempi di risoluzione (es. 4-8 ore), orari di copertura (8/5, 12/5 o 24/7), canali di contatto (telefono, email, portale), escalation procedure e penali in caso di mancato rispetto degli SLA. Senza SLA scritti, non hai nessuna garanzia.
Qual è la differenza tra un preventivo Break-Fix e uno MSP?
Un preventivo Break-Fix elenca una tariffa oraria (€50-120/ora) e le condizioni di intervento (uscita, trasferta, urgenza). Non include prevenzione né monitoraggio. Un preventivo MSP elenca un canone mensile fisso per postazione con tutti i servizi inclusi: monitoraggio proattivo, manutenzione, helpdesk, backup, sicurezza. La differenza fondamentale: con il Break-Fix paghi quando hai problemi; con l'MSP paghi per non avere problemi.
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